Einleitung
Definition
Ziel
Mitarbeiterintegration
Lohnkosten
Auswertungen
Eignung
Branchen
Richtige Software finden
Preise
Fazit

Digitale Technologien nutzen: Modernes Personalmanagement durch branchenoptimierte PEP-Software

Moderne Personalverwaltung mithilfe von PEP-Software und Apps ist heute für erfolgreiche Unternehmen ein Muss! Besonders in Kombination mit einem entsprechenden Zeiterfassungssystem, welches wertvolle Daten und Informationen an die Planungssoftware weiter gibt, kommen die Vorteile besonders zur Geltung. Wer heute nicht mehr auf digitale Technologien setzt, verschafft seiner Konkurrenz einen klaren Wettbewerbsvorteil. Drahtlose, digitale Zeiterfassungseinheiten und Stempeluhren, Online-Cloud-Software, Mobile Apps und dynamische Tools, um digitale Dienstpläne zu erstellen sind die Technologien, die der Firmeninhaber eines mindestens mittelständischen Unternehmens dieser Tage nutzen sollte. Derartige Dienstplan Software ist mittlerweile sehr ausgereift und meist um sehr nützliche, zusätzliche Funktionen erweitert worden, die beispielsweise auf eine bestimmte Branche zugeschnitten sind. Des Weiteren sind viele Faktoren wie Abwesenheitstypen oder Mitarbeiterfähigkeiten frei definierbar, sodass man das Programm selbst an seine individuellen Bedürfnisse anpassen kann.

Definition

Generell betrachtet stellt die Personaleinsatzplanung eine zeitgemäße Variante der Schichtplanung dar. Ziel ist es, alle Mitarbeiter eines Unternehmens in den, für sie geeigneten Positionen und Abteilungen einzusetzen. Die Schichten werden dabei so organisiert, dass Überschneidungen oder Personalmangel vermieden werden. Ferner können auch Funktionen des Personalmanagements gemeint sein, also Abläufe, die Einstellung oder Entlassung von Personal beinhalten. Um diesen Aspekt geht es in diesem Beitrag allerdings nicht!

Ziel: Planung und Personalmanagement auf allen Ebenen verbessern

Das oberste Ziel der computergestützten Personaleinsatzplanung (PEP Software) ist es stets den richtigen Mitarbeiter am richtigen Ort zur richtigen Zeit einzusetzen. Natürlich ist dies an viele Faktoren geknüpft, die eine solch zielgerichtete Planung schnell unübersichtlich und zeitintensiv werden lassen. Dazu gehören Qualifikationen, Gehaltsstufen oder Arbeitsgesetze.

Fachkräfte

In heutigen Zeiten, wo es in vielen Branchen extrem schwer ist gut ausgebildete Mitarbeiter zu finden, kann es sich ein Unternehmer nicht mehr leisten, seine Mitarbeiter unproduktiv einzusetzen. Gute PEP Systeme helfen dem Unternehmer zu erkennen, wann er welchen Mitarbeiter am effizientesten bzw. kostenwirksamsten einsetzt und wann er dessen Arbeitszeit evtl. verschwendet. Dies wird an folgendem Beispiel verdeutlicht:

Beispiel aus der Lebensmittelbranche:

Fleischerei Fachkräfte im LEH werden überall händeringend gesucht. Sie sind sozusagen echte “Mangelware”. Also muss bei der Einsatzplanung der Fleischereiabteilung jede Stunde perfekt genutzt werden, damit

  1. Kein Geld durch unproduktiven Einsatz verschwendet wird und
  2. Die Fachkräfte sich wohl (d.h. weder über- noch unterfordert) fühlen. Dadurch bleiben Sie langfristig beim Unternehmen und haben nicht den Anlass sich nach Alternativen umzuschauen. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter spielt eine große Rolle.

Der Leiter muss also viele Dinge gleichzeitig im Kopf behalten. Dazu kommen regelmäßig Herausforderungen und Probleme, denen er sich stellen muss, wie kritische Tage an denen Personalnot herrscht.

Genau hier schafft intelligente PEP Software Abhilfe

Gute PEP Software erleichtert die komplette Planung
Gute PEP Software erleichtert die komplette Planung

Strukturierte Daten, die von den Personaleinsatzprogrammen geliefert werden verschaffen dem Leiter sofort die nötigen Informationen. Er behält den Überblick und kann die Organisation des gesamten Unternehmens ganzheitlich verbessern. Die übersichtliche Darstellung des Schichtplans inklusive wichtiger Mitarbeiterdaten und ein Benachrichtigungssystem in Echtzeit sorgen dafür, dass kritische Tage erkannt werden bevor sie entstehen. Gesetzlich streng geregelte Arbeitsverhältnisse oder Pflichten des Arbeitgebers beispielsweise bezüglich Azubis, Schüler, Aushilfen oder Überstunden werden automatisch abgebildet, sodass er Arbeitgeber alles im Blick hat und es nicht zu Verstößen kommt.

Der Dienst- oder Schichtplan in Papierform oder als Excel-Tabelle, in dem alle Mitarbeiter ihre Dienste eingetragen haben gehört der Vergangenheit an!

Wer heute noch zu Stift und Papier greift, wird bald von der Konkurrenz abgehängt oder ist es schon längst!

Optimalen Personalbedarf ermitteln

Durch eine gute Planungssoftware können Bedarfsspitzen und unvorhergesehene Ausfälle besser antizipiert bzw. kompensiert werden. Dies hat nicht nur eine Lohnkostenoptimierung zur Folge, sondern geschieht ebenfalls zum Wohle der Mitarbeiter. Motivation und Produktivität werden nachhaltig gestärkt.

Faire Planung durch die Integration von Mitarbeitern

Mitarbeiter werden durch intelligente Apps viel einfacher und schneller in die Planung eingebunden und der Marktleiter kann viel einfacher auf Wünsche seitens der Angestellten eingehen.

Schichten tauschen, Urlaube beantragen oder eine voraussichtliche Abwesenheit eintragen, all diese Informationen können Mitarbeiter mit wenigen Klicks übermitteln und brauchen ggf. nur noch auf die Genehmigung des Chefs zu warten. Die App auf dem eigenen Handy macht es möglich.

Diese Einbeziehung durch interaktive Tools führt zwangsläufig zu einem der größten Vorteile: Die Zeitersparnis! Zusätzlich wird die Produktivität gesteigert. Kernaufgaben wie, Service und Vertrieb können nun stärker intensiviert werden.

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit = höhere Motivation! Auch der Betriebsrat wird es Ihnen danken

Eine gute Personaleinsatzplanung berücksichtigt die Belange und Wünsche der Mitarbeiter. In vielen Unternehmen werden die Interessen der Belegschaft durch den Betriebsrat vertreten. Daher muss eine gute PEP Software zwingend folgende Punkte abdecken, um vom Personal des Unternehmens akzeptiert und somit auch erfolgreich eingesetzt zu werden:

  • Das Programm muss zu einer Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter führen. Die Sofware von R&R sorgt dafür, dass es durch die optimale Besetzung der Abteilungen weder zu einer Überbelastung (zu starke Arbeitsverdichtung für zu wenige Mitarbeiter), noch zu einer Unterforderung (zu viele Mitarbeiter werden in einer Abteilung geplant und eingesetzt) kommt.
  • Außerdem kann es für den Betriebsrat wichtig sein, dass die Mitarbeiter durch eine gute Planung Planungssicherheit haben. Sie können Ihre Aufgaben auch in den vorgesehenen Zeiten (Schichten) erledigen, ohne zu viele Überstunden aufzubauen. Ebenso verhält es sich mit den gesetzlichen Ruhezeiten.

Kosten noch weiter senken – Lohnkosten

Mitarbeiterlöhne sind oftmals der größte zu beeinflussende Kostenfaktor. Wann habe ich zu viele Mitarbeiter im Einsatz und wann zu wenige? An welchen Arbeitsplätzen benötige ich dringend Mitarbeiter mit bestimmter Qualifikation? In welchen Positionen habe ich überqualifizierte Mitarbeiter im Einsatz. Brauche ich zu bestimmten Zeiten mehr oder weniger Personal in einer Abteilung oder Filiale? Auswertungen dieser Art werden von moderner Personalplanung-Software berücksichtigt und übersichtlich abgebildet und eine optimierte Planung kann vorgenommen werden. Darüber hinaus vereinfachen integrierte Lohnsteuerrechner die Auszahlungsprozesse.

Anhand von Datenbasierter Optimierung kann eine Lohnkostensenkung von bis zu 20% erreicht werden!

Auswertungen – Lösen sie Probleme bevor sie entstehen

Die meisten Workforce Managementsysteme sind modular aufgebaut. Bereits integrierte oder optionale Module liefern tiefere Analysen (BI).

Vergleiche mit Mitbewerbern, anonyme Benchmarks helfen bei der Optimierung der gesamten Geschäftsprozesse und konzeptionellen Verbesserungen.

Für wen eignet sich Personalplanung Software?

Moderne Software für Personalverwaltung besitzt für viele Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen eine hohe Relevanz.

Jedes Unternehmen mit großer Mitarbeiteranzahl kann durch PEP-Software erhebliche Verbesserungen in den Bereichen Kommunikation, Zeitmanagement, Lohnkostenoptimierung, Mitarbeiterzufriedenheit oder Geschäftsperformence erzielen.

Wenn für Sie als Unternehmer eine oder mehrere der folgenden Fragestellungen zutrifft, empfiehlt es sich Personaleinsatzplanung Software zu nutzen:

  • Müssen Arbeitszeiten erfasst und ausgewertet werden?
  • Müssen Sie Urlaubstage, Schichten und Abwesenheiten organisieren?
  • Arbeiten Ihre Mitarbeiter in Schichten und brauchen Sie dort nur eine gewisse Anzahl an Arbeitskräften?
  • Hat Ihr Betrieb eine bestimmte Anzahl an Positionen, die gleichzeitig auf die dafür am besten qualifizierten Mitarbeiter mit den passenden Fähigkeiten verteilt werden sollen?
  • Erfolgt Ihre Personalplanung für mehrere Filialen und/oder Abteilungen?

In der heutigen digitalen Welt Ist WFM oder auch PEP Software nicht nur für große Unternehmen interessant. Die meisten Personalplanung-Systeme eignen sich bereits ab einer Mitarbeiteranzahl von 10-20 Personen, da auch die Entwickler mit der Zeit gehen und ihre komplexen Programme anpassen.

Softwareanbieter passen sich an

Manche Entwickler eröffnen neue Möglichkeiten für kleinere Betriebe. So lassen sich z. B. mehrere Filialen unter einem Bezirksleiter in einer Lizenz zusammenfassen. Im Zuge dieser Zentralisierung kann eine Filiale als Abteilung gelten. Andere bieten extra vereinfachte Versionen an. Diese sind dann auch in der Regel weniger kostenintensiv und kommen so auch für ein kleines Unternehmen infrage.

Gemeinnützige Organisationen oder Vereine bekommen von einigen Anbietern eine kostenfreie Version zur Verfügung gestellt.

Branchen

Gerade der Einzelhandel profitiert von einer automatisierten Schichtplanung via Software. Dies trifft im Allgemeinen für jeglichen filialisierten Handel zu.

Branchenübersicht:

  • Einzelhandel
  • Systemgastronomie
  • Bäckereien
  • Drogerien
  • Baumärkte
  • Zeitarbeitsfirmen
  • Call Center
  • Parfümerien
  • Kranken- und Altenpflege
  • Kinos
  • Industrielle Fertigung
Einzelhandel

Allein im Einzelhandel eröffnet sich ein breitgefächertes Einsatzfeld für PEP-Lösungen bzw. WFM Software. Dabei treten mitunter signifikante strukturelle Unterschiede auf. Vergleicht man beispielsweise den Bekleidungseinzelhandel mit dem Lebensmitteleinzelhandel, sind andere Qualifikationen, Fähigkeiten und Kenntnisse relevant.

Erfahren sie im Video wie Arbeitgeber im Einzelhandel (Lebensmittel) von Personalplanung Software profitieren:

Branchenspezifische Anbieter und Funktionen

Personaleinsatzplanung, PEP oder Workforce Management kann je nach Branche sehr spezifische Anforderungen aufweisen. Viele Anbieter haben sich aufgrund dessen auf eine bestimmte Branche spezialisiert die zum Beispiel den Einzelhandel und/oder können die eigene Software den Gegebenheiten der Kunden auf Wunsch anpassen

Den größten Nutzen für Arbeitgeber hat ein Personalplanung-Programm, wenn Benutzerfreundlichkeit, Übersichtlichkeit, Flexibilität und eine intuitive Bedienung Hand in Hand gehen.

Funktionen Checkliste:
  1. Wichtige Daten sind auf einen Blick ersichtlich.
  2. Mit wenigen Klicks kann der Arbeitgeber Genehmigungen erteilen.
  3. Der passende Ersatz für einen fehlenden Mitarbeiter ist schnell gefunden. Die besten Alternativen werden automatisch angezeigt!
  4. Wichtige Benachrichtigungen wie plötzliche Krankmeldungen etc. müssen von überall abrufbar sein (Cloud) bzw. dem Firmenleiter in Echtzeit gemeldet werden.

Wie finde ich die richtige PEP Software bzw. den richtigen Anbieter

Probieren geht über studieren! Consultants der verschiedenen Software-Firmen geben in der Regel bereitwillig Auskunft und kommen auch kostenfrei zu Ihnen, um Ihnen die Software vorzustellen. Man sollte diesen Service in Anspruch nehmen, denn die verschiedenen doch recht komplexen Programme erschließen sich wesentlich leichter mit einem Berater an seiner Seite. Sie erfahren schnell, welche Funktionen für sie am wichtigsten sind und ob Ihre gewünschten Features enthalten sind. Wer gern selbst tüftelt, kann bei vielen Webseiten von PEP-Software Anbietern einen kostenfreien Demo-Zugang zum testen erhalten und sich auf eigene Faust mit dem Programm vertraut machen. Dennoch gibt es natürlich bestimmte Grundkriterien nach denen man verschiedene Anbieter und Systeme, seinen persönlichen Anforderungen entsprechend filtern kann. Im besten Fall wählt man eine Softwarelösung, die sich auf die eigene Branche spezialisiert hat.

Generelle Grundkriterien:

  • Unternehmensgröße (quadratmeter)
  • Mitarbeiteranzahl
  • Branche
  • Anzahl der Filialen
  • Anzahl der Abteilungen

Das wichtigste bei der Auswahl geeigneter PEP Software ist ein effektives Kosten-Nutzen-Verhältnis!
Erfahren sie mehr im nächsten Absatz.

Preisgestaltung Dienstplan & Personalmanagement Software

Eine für die individuellen Bedürfnisse abgestimmte Personaleinsatzplanung Software ist permanent im Einsatz. Datenabgleich, Updates, Support und Betreuung sind kontinuierliche Faktoren, weshalb die meisten Lösungen als Abonnement angeboten werden. Hierbei sind die Angebotsmodelle von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich und oft auch von der Unternehmensbeschaffenheit (z.B. Fläche oder Mitarbeiterzahl) abhängig. Die Vertragslaufzeiten variieren von monatlich kündbar bis 12 Monate Mindestlaufzeit.

Smarte Planung beginnt mit einer smarten Softwarewahl!

Für den Endkunden, der vor einer Kaufentscheidung steht ist es, abgesehen von der Größe Zeitersparnis am wichtigsten die Kostenwirksamkeit beurteilen zu können. Die Kosten müssen also in Relation gesetzt werden. Bei schlecht abgestimmter Software können breits 100 € im Monat falsch investiert sein, während bei gut entwickelten und gezielt auf die Firma ausgerichteten PEP-Lösungen auch 500 € ein aüßerst lohnenswertes Investment darstellen. Die Frage, die sich Unternehmensleiter stellen müssen lautet: Wie hoch ist die Effizienzsteigerung bzw. die Senkung der Personalkosten durch softwaregestützte Planung? Gute PEP- Software kann dieses Kosten-Nutzen-Verhältnis ziemlich genau im Vorwege prognostizieren.

Realistische Beispielrechnung aus dem Einzelhandel:

Ein Unternehmen hat einen Wochenumsatz von 200.000 €. Die Personalkosten belaufen sich auf 24.000 € = 12 %. Sebst wenn die Effizienzsteigerung durch die angewandte HR-Software bei nur bei 1% liegt, ergibt sich eine Einsparung der Personalkosten von 240 € pro Woche = 1.000 € im Monat. Der Firmechef kann also guten Gewissens 500 € für Planungssoftware ausgeben und erzelt dabei eine merkliche Lohnkostenminderung.

Fazit

Verbessertes Personalmanagement durch automatisierte PEP Software ist heutzutage für Viele Unternhemen nicht mehr wegzudenken. Gesetzliche Regelungen werden automatisch beachtet und dokumentarische Pflichten erfüllt. Der Arbeitgeber kann die gesamten Planungsprozesse einfacher überblicken, wodurch das gesamte Unternehmen wesentlich effektiver strukturiert wird. Wertvolle Arbeitszeit wie z.B. für die Dienstplanerstellung wird eingespart. Die innerbetrieblich Kommunikation erfährt eine erhebliche Erleichterung und funktioniert viel schneller. Dies führt zusätzlich zu mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern, was wiederum eine verbesserte Leistungsfähigkeit und Produktivität hervorruft. Zusätzlich werden die Lohnkosten spürbar gesenkt. Kurz gesagt, wer heute nicht auf softwaregestützte Personaleinsatzplanung setzt, riskiert die eigene Wettbewerbsfähigkeit.