Een goed winkelrooster draait om de juiste inzet op het juiste moment: voldoende bezetting wanneer dat nodig is, passend binnen de beschikbare uren en met de juiste medewerkers op de juiste plek. Dat vraagt om inzicht in wat er in de winkel nodig is en in de mogelijkheden binnen je team. In R&R komen deze onderdelen samen in een resultaatgerichte personeelsplanning. Met de nieuwe functionaliteit Auto-rooster gaan we een stap verder en maken we resultaatgericht plannen in de retail nog makkelijker.
In deze blog laten we zien wat Auto-rooster betekent voor je planning en wat je daar in de praktijk aan hebt.
Bij het maken van een winkelrooster in R&R heb je verschillende gegevens tot je beschikking. Vanuit de prognose weet je welke bezetting er nodig is en hoeveel uren daarvoor beschikbaar zijn. Daarnaast heb je te maken met de inzetbaarheid van je medewerkers. Met die informatie in beeld vul je de diensten in en zie je tijdens het roosteren hoe de geplande inzet zich verhoudt tot wat er nodig en beschikbaar is.
Met de introductie van Auto-rooster voegen we een nieuwe mogelijkheid toe aan het maken van je planning. Op basis van de gegevens in R&R maakt Auto-rooster in enkele minuten een roostervoorstel. Het voorstel worden gemaakt kan op basis van een standaardrooster of een rooster dat al gedeeltelijk is gevuld, maar je kunt ook starten vanuit een leeg rooster. Met Auto-rooster heb je snel een goede basis waar je mee vooruit kunt.
Bij het maken van een roostervoorstel houdt Auto-rooster rekening met verschillende gegevens en uitgangspunten in R&R. Zo kijkt het op basis van gegevens uit de prognose naar de benodigde bezetting en beschikbare uren, maar ook naar de beschikbaarheden en kwalificaties van medewerkers. Daarnaast worden verantwoordelijkheden meegenomen die op bepaalde momenten aanwezig moeten zijn, bijvoorbeeld een BHV’er of sleutelhouder.
Ook wet- en regelgeving die geldt bij het plannen speelt een rol. Denk bijvoorbeeld aan de verplichte rusttijd tussen diensten of de arbeidstijden voor jongeren. In het roostervoorstel komen dus zowel de benodigde bezetting en beschikbare medewerkers samen, als de voorwaarden waar een goed winkelrooster aan moet voldoen.
Een deel van het werk dat voorheen bij de roostermaker lag, verschuift daarmee naar Auto-rooster. Je hoeft het rooster niet meer volledig zelf te maken, maar kunt je aandacht richten op het voorstel dat er ligt en de keuzes die daarin nog nodig zijn. Dit maakt dat er minder werk nodig is om tot een compleet rooster te komen. Dat dit behoorlijk wat tijd kan schelen, zagen we tijdens de pilots met Auto-rooster: roostermakers bespaarden minimaal een uur per week op het maken van hun rooster, en soms zelfs meer.
Bij grotere of complexere roosters kan die tijdwinst nog verder oplopen. Naarmate er meer medewerkers, diensten en verschillende planningsvoorwaarden samenkomen, vraagt het meer werk om tot een passende planning te komen. Hoe complexer die puzzel, hoe meer het scheelt dat je niet zelf het volledige rooster hoeft te maken omdat je een goed roostervoorstel als uitgangspunt hebt. En omdat het maken van een rooster altijd weer terugkomt, telt die tijdwinst al snel op.
Naast tijdwinst kan Auto-rooster ook bijdragen aan een rooster dat qua kosten beter past. Door bij het roosteren rekening te houden met de benodigde bezetting en beschikbare uren, kan bijvoorbeeld onnodig meerwerk of overwerk worden beperkt.
Auto-rooster neemt een deel van het roosterwerk uit handen, maar de regie over het winkelrooster blijft bij jou. Je houdt zicht op het resultaat en ziet hoe de geplande inzet aansluit op de benodigde bezetting en beschikbare uren. Het roostervoorstel waar Auto-rooster mee komt, hoeft dus ook zeker niet het eindpunt van je planning te zijn. Als roostermaker kun je zelf aanpassingen doen en daarbij meenemen wat jij weet over de winkel en je team. Zo kun je blijven sturen op de bezetting in de winkel.
Nieuwsgierig geworden naar Auto-rooster? Neem contact met ons op voor meer informatie!
