Privacy policy

Wie is R&R

R&R ontwikkelt en levert software en diensten voor workforce management (WFM). Onze WFM-software helpt om medewerkers slim in te plannen en geeft gebruikers inzicht in productiviteit en loonkosten.

R&R is een organisatie bestaande uit ongeveer 50 gekwalificeerde en ervaren professionals. Die zich dagelijks met veel enthousiasme en energie inzetten voor het succes van onze klanten en hun medewerkers. Een transparant bedrijf, waarin kennis en ideeën worden gedeeld, en waar we innovatie en creativiteit stimuleren. Dit is altijd gericht op verdere (persoonlijke) ontwikkeling en verbetering.

Om je optimaal van dienst te zijn, hebben wij gegevens nodig. Wij respecteren hierbij de privacy en geven je graag inzicht in wat wij met je gegevens doen. Deze privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens die R&R als verwerkingsverantwoordelijke van u verwerkt.

R&R WFM B.V. is onderdeel van Info Support International Group

R&R WFM B.V., statutair gevestigd in Veenendaal (Nederland) is onderdeel van Info Support International Group. R&R WFM verwerkt persoonsgegevens van jou wanneer je de website bezoekt. Wij slaan gegevens op die we ontvangen bij bezoek aan de website, aanmelding voor een event, aanmelding voor de nieuwsbrief of wanneer je contact met ons wilt opnemen via het contactformulier. R&R WFM is en voelt zich daarvoor verantwoordelijk en we respecteren jouw privacy. Dat doen wij door jou hierover te informeren middels deze privacyverklaring.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

We hebben de persoonsgegevens nodig om met je te kunnen communiceren bijvoorbeeld bij:

• Het verzenden van een nieuwsbrief.
• Het gebruik van een contactformulier.
• Het bijwonen van een event.
• Een sollicitatieprocedure: wij gebruiken je gegevens om met je contact te kunnen leggen over je sollicitatie en het eventuele sollicitatieproces te kunnen volgen.
• Dienstverlening: voor de communicatie in het kader van de uitvoering van de afgesproken diensten.

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

• Cookiegebruik. R&R maakt op de website gebruik van cookies. Cookies zijn kleine informatiebestanden die bij een bezoek aan de website worden opgeslagen op het apparaat waarmee u onze website bezoekt, zoals een computer, tablet, smartphone of smartwatch. Cookies brengen de veiligheid van je computer niet in gevaar. Wij gebruiken drie verschillende types cookies, waarover je meer kunt lezen in onze cookieverklaring.
• Gebruik contactformulier. Je kunt contact met ons opnemen door een contactformulier in te vullen of een e-mail te sturen. De gegevens die je aanlevert worden mogelijk opgenomen in ons CRM systeem en indien nodig verstuurd aan een contactpersoon binnen R&R om je zo optimaal mogelijk van dienst te kunnen zijn. De gegevens worden ook gebruikt om de (goede) werking van de website te monitoren. De e-mails worden bewaard tot maximaal twee jaar na beëindiging van de conversatie over je vraag of opmerking.
• Nieuwsbrieven. Als je op de hoogte wilt blijven van de nieuwste trends en ontwikkelingen op het gebied van onze dienstverlening of carrièremogelijkheden, dan kun je je inschrijven voor een of meer van onze nieuwsbrieven. Wij registreren dan je naam en e-mailadres in onze mailinglist. Dit bewaren wij totdat je je weer afmeldt voor de desbetreffende nieuwsbrief. Bij iedere nieuwsbrief die je van ons ontvangt bieden wij de mogelijkheid om af te melden en/of je gegevens aan te passen.
• Deelname aan actie of evenement. Regelmatig vinden er bij R&R acties, kennisavonden, workshops en andere evenementen plaats. Per event wordt aangegeven welke gegevens we nodig hebben en hoe de gegevens verwerkt worden. Bijvoorbeeld om je te voorzien van informatie over tijd en plaats, je een herinnering te kunnen sturen, je tijdig te waarschuwen mocht het event niet doorgaan of we kunnen je na het event een verslag of een gegeven presentatie toesturen. Deze gegevens bewaren wij twee jaar lang in ons CRM-systeem.
• Social media. R&R maakt gebruik van social media om je op de hoogte te houden van de nieuwste trends en ontwikkelingen op het gebied van onze dienstverlening. Je kunt ons volgen op LinkedIn. Aan het gebruik van social media zijn geen voorwaarden vanuit R&R verbonden. Je gaat akkoord met de voorwaarden van het social media platform. Als je via social media een vraag aan ons stelt of contact met ons opneemt, dan reageren wij via diezelfde social media. R&R maakt gebruik van de advertentiemogelijkheden van social media platforms. We tonen de advertenties op basis van gegevens die het desbetreffende platform met je toestemming verzamelt. R&R heeft geen invloed op welke gegevens de social media platforms van je verzamelen en onder welke voorwaarden dit gebeurt.
• Bezoek kantoor en bezoekersregistratie. Bezoekers van onze kantoren aan De Smalle Zijde in Veenendaal worden geregistreerd, met name als hulpmiddel bij calamiteiten (wie is er in het pand). Bij bezoek en vertrek registreer je jezelf bij de receptie. De bezoekregistratie wordt na een paar dagen verwijderd. In uitzonderlijke gevallen kan deze bewaartermijn worden aangepast (bijvoorbeeld bij een incident of een bijzondere situatie zoals de corona pandemie).
• Camerabeveiliging. Ons kantoor is voorzien van opvallende en onopvallende camera’s, zowel binnen als buiten op de parkeerplaats. De camera’s staan 24 uur per dag aan. Dat is van belang voor jouw veiligheid, maar ook voor die van onze collega’s en eigendommen. De camerabeelden worden niet actief gemonitord. Alleen in geval van een (vermoeden) van een incident, zoals diefstal of beschadiging van eigendommen, worden beelden door daartoe geautoriseerde medewerkers teruggekeken. Camerabeelden worden na vier weken verwijderd, tenzij een incident is vastgelegd en er wettelijke redenen zijn om de beelden langer te bewaren, bijvoorbeeld voor een politieonderzoek. In dat geval worden camerabeelden bewaard tot het incident is afgehandeld.
• Wifi-netwerk. Tijdens een bezoek aan ons kantoor kun je gratis gebruik maken van Wifi. Zodra je bent ingelogd op ons Wifi-netwerk, worden er automatisch gegevens verzameld zoals het identificatienummer (MAC-adres) van je apparaat. Deze gegevens worden na een jaar verwijderd en worden door R&R alleen gebruikt om eventueel misbruik te voorkomen. Mochten er illegale activiteiten plaatsvinden vanuit ons Wifi-netwerk, dan kunnen wij de toegang van het apparaat waarmee je gebruik maakt van ons Wifi-netwerk, voor de toekomst blokkeren.
• Sollicitanten. Indien je solliciteert via onze website, dan nemen wij je gegevens op in ons CRM-systeem voor een optimaal verloop van de sollicitatieprocedure. Tijdens de sollicitatieprocedure worden je gegevens gedeeld met de collega’s die direct bij je sollicitatieprocedure betrokken zijn. Voor sommige functies maakt een assessment onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. In dat geval word je hierover geïnformeerd en worden je gegevens gedeeld met de organisatie die het assessment afneemt. Mocht je niet in dienst treden, dan bewaren wij je gegevens tot zes weken na de beëindiging van de procedure of vragen je expliciet toestemming voor het langer bewaren van je gegevens voor bijvoorbeeld de invulling van een eventuele andere vacature. Na je toestemming bewaren wij je gegevens twee jaar.
• Pre employment screening. ICT-functies worden veelal als integriteitsgevoelige functies bestempeld waaraan onze opdrachtgevers screeningsvereisten stellen. Om invulling te geven aan onze taak als werkgever moet R&R anticiperen op dergelijke vereisten, omdat opdrachtgevers gevoelige informatie en/of bedrijfskritische systemen enkel aan R&R zullen toevertrouwen als we daarvoor betrouwbaar personeel kunnen inzetten. Screening is daarmee voor R&R een noodzakelijk hulpmiddel om bedrijfsrisico’s op inzetbaarheid te beperken, door (zoals hierboven ook gemeld) betrouwbaar personeel in te kunnen zetten.

• Bij de pre employment screening worden de volgende onderdelen getoetst:
  • Identiteitscontrole en adresgegevens;
  • Controle ondertekende integriteitsverklaring en machtigingsformulier;
  • Controle van het Curriculum Vitae;
  • Een goed leesbare kopie van werk- en/of verblijfsvergunning (indien van toepassing)
  • Verificatie van diploma`s en/of certificaten (controle meest relevante of hoogste opleiding);
  • Telefonisch referentieonderzoek bij de meest recente, dan wel meest relevante werkgever;
  • VOG; deze wordt op echtheid en datum afgifte getoetst; 
  • Raadplegen registers rechtbank (waaronder faillissementsregister).

Deze screening wordt uitbesteed aan International Integrity Services. Dit is een gespecialiseerd screeningsbureau dat rechtstreeks onder (toezicht van) het Ministerie van Justitie en Veiligheid valt.

Dienstverlening

Wanneer we met jou een overeenkomst afsluiten voor het leveren van onze dienstverlening of het ontvangen van je dienstverlening bewaren we hierbij de persoonsgegevens die we nodig hiervoor hebben: naam, eventueel functie en contactgegevens. Deze gegevens bewaren we zolang als nodig is.

Hoe beveiligen we je gegevens?

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van, en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken. Wij hebben hiervoor een informatiebeveiligingsbeleid. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot je gegevens, dat de toegang tot je persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Daarnaast controleren we of de beveiligingsmaatregelen zelf of deze nog in lijn zijn met beveiligingsnormen en de stand van de techniek. Om onze eigendommen en je persoonsgegevens maximaal te kunnen beschermen worden loggegevens en communicatie van onze systemen continu geanalyseerd. Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer u persoonsgegevens invoert. Wanneer medewerkers van R&R van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

Delen wij je gegevens met derden?

Indien nodig delen wij je gegevens met externe dienstverleners waar we – indien noodzakelijk – een verwerkersovereenkomst mee hebben afgesloten. Zij mogen je gegevens alleen gebruiken om de desbetreffende dienst uit te voeren. Zij mogen je gegevens dus niet zelfstandig gebruiken of doorgeven. Het verkopen van gegevens aan derden gebeurt niet. In principe delen wij je gegevens niet buiten de EU/EER en anders zullen we passende waarborgen treffen.

Wat zijn je rechten?

• Inzage: indien gewenst kunnen we je informatie over of eventueel inzage in de persoonsgegevens we van je hebben, geven.
• Correctie: wanneer bepaalde gegevens onjuist of onvolledig zijn en je die niet zelf kunt wijzigen, dan corrigeren wij dat voor je.
• Verwijderen: je kunt ons ook vragen om je gegevens te wissen of over te dragen.
• Bezwaar: ook kun je tegen de verwerking bezwaar maken of deze beperken.
• Intrekken toestemming: Mocht je eventueel een eerder gegeven toestemming weer willen intrekken dan kan dat eveneens.

Houd er rekening mee dat je sommige rechten altijd hebt maar dat andere afhangen van een specifieke situatie. Dit betekent dat we in sommige gevallen niet op je vraag of verzoek in kunnen of zelfs mogen gaan. Hieronder staat vermeld met wie je contact op kunt nemen wanneer je een vraag of verzoek hebt.

Contact

Heb je vragen over ons beleid met betrekking privacy- of informatieveiligheid? Neem dat contact op met onze privacy- en security officer Mart Meijnen. Hij houdt zich bezig met het volledige spectrum van informatieveiligheid. Hij adviseert ons ziet erop toe dat we ons aan de privacywet- en regelgeving houden.

Inwerkingtreding privacyverklaring

Deze privacyverklaring is per 01-12-2021 in werking getreden. Deze privacy verklaring wordt regelmatig herzien. We informeren je over wijzigingen door de nieuwe verklaring te publiceren, waarna deze direct in werking treedt.