Als planner in de retail weet je hoe belangrijk het is om op ieder moment de juiste bezetting in de winkel te hebben. Daarbij heb je te maken met fulltimers, parttimers, scholieren en studenten, die elk hun eigen beschikbaarheid hebben. Die beschikbaarheid kan in de loop van de tijd veranderen, en bij schoolgaande medewerkers spelen bovendien wisselende schoolroosters mee.
Actuele informatie over wanneer medewerkers inzetbaar zijn, is daarom onmisbaar bij het maken van een weekrooster.In deze blog kijken we wat actuele beschikbaarheden en schoolroosters je als planner opleveren, wat daarbij extra aandacht vraagt en hoe je dit praktisch samen met je team organiseert.
In de R&R Job App kunnen medewerkers zelf hun beschikbaarheid doorgeven. Als roostermaker zie je welke beschikbaarheden klaarstaan ter beoordeling en voor welke periode ze gelden. Na goedkeuring zie je deze terug bij het roosteren.
Zo weet je tijdens het roosteren wie op welk moment kan werken, zonder dat je dat extra hoeft te checken. Ook verklein je de kans dat bij het vastgestelde rooster blijkt dat een medewerker op een ingepland moment toch niet kan. Dat scheelt wijzigingen op het laatste moment, zoeken naar vervanging en daarmee het nodige heen-en-weer via telefoon of WhatsApp.
Ook als het rooster eenmaal staat, blijft informatie over beschikbaarheid waardevol. Heb je onverwacht extra bezetting nodig door bijvoorbeeld ziekteverzuim? Dan zie je naast de geplande diensten ook waar je medewerkers nog beschikbaar zijn. Zo kun je gelijk door met plannen zonder opnieuw te hoeven vragen wie kan werken.
Voor scholieren en studenten hangt hun beschikbaarheid voor een belangrijk deel af van hun schooltijden. In R&R kun je daarom ook rekening houden met het schoolrooster. In de Job App kan een medewerker zijn of haar schoolrooster doorgeven en, na verwerking aan jouw kant, kun je die schooltijden meenemen bij het maken van je planning.
Die beschikbaarheid op basis van schoolroosters vraagt wel wat extra aandacht. Nieuwe schoolblokken, tentamenweken en stages maken dat schooltijden gedurende het jaar veranderen. En een schoolrooster dat niet klopt, werkt direct door in je planning: R&R houdt rekening met de informatie die op dat moment bekend is.
Gelukkig hoeft dat met een beetje afstemming geen extra werk op te leveren. Als medewerkers weten wanneer je hun actuele beschikbaarheid en schoolrooster nodig hebt en op de hoogte zijn hoe ze wijzigingen door kunnen geven, werk jij met de juiste informatie om een goede winkelplanning te maken.
Actuele beschikbaarheid en schoolroosters organiseer je samen met je team. We delen graag wat praktische tips om je daarbij te helpen:
Beschikbaarheden en schoolroosters zijn dus een belangrijke schakel om tot een optimale winkelbezetting te komen. Met actuele informatie in R&R heb je als planner meer mogelijkheden om je bezetting goed te organiseren, zowel bij het maken van het rooster, als wanneer je later moet schakelen.
Goed om te weten: beschikbaarheden en schoolroosters vormen ook essentiële input voor Auto-rooster, één van onze nieuwste features die we momenteel met verschillende gebruikers aan het testen zijn.
Wil je aan de slag met het optimaliseren van je winkelplanning? Onze collega’s van Customer Success denken graag met je mee. Neem contact met ons op!
