Als Planer im Einzelhandel wissen Sie, wie wichtig es ist, jederzeit über die richtige Personalbesetzung im Geschäft zu verfügen. Dabei haben Sie es mit Vollzeitkräften, Teilzeitkräften, Schülern und Studenten zu tun, die jeweils ihre eigenen Verfügbarkeitszeiten haben. Diese Verfügbarkeitszeiten können sich im Laufe der Zeit ändern, und bei Mitarbeitern, die noch zur Schule gehen, spielen zudem wechselnde Stundenpläne eine Rolle.
Aktuelle Informationen darüber, wann Mitarbeiter einsetzbar sind, sind daher bei der Erstellung eines Wochenplans unverzichtbar. In diesem Blogbeitrag schauen wir uns an, welche Vorteile aktuelle Verfügbarkeiten und Schulstundenpläne für Sie als Planer bieten, worauf Sie dabei besonders achten müssen und wie Sie dies in der Praxis gemeinsam mit Ihrem Team organisieren können.
In der R&R Job App können Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit selbst angeben. Als Dienstplaner sehen Sie, welche Verfügbarkeiten zur Freigabe vorliegen und für welchen Zeitraum sie gelten. Nach der Freigabe werden diese bei der Dienstplanerstellung berücksichtigt.
So weißt du beim Erstellen des Dienstplans, wer zu welchem Zeitpunkt arbeiten kann, ohne dass du das extra überprüfen musst. Außerdem verringerst du das Risiko, dass sich nach Festlegung des Dienstplans herausstellt, dass ein Mitarbeiter zu einem geplanten Zeitpunkt doch nicht verfügbar ist. Das erspart Änderungen in letzter Minute, die Suche nach einer Vertretung und damit den damit verbundenen Hin- und Her-Austausch per Telefon oder WhatsApp.
Auch wenn der Dienstplan bereits feststeht, sind Informationen zur Verfügbarkeit weiterhin wertvoll. Benötigen Sie unerwartet zusätzliches Personal, beispielsweise aufgrund von krankheitsbedingten Ausfällen? Dann sehen Sie neben den geplanten Schichten auch, wann Ihre Mitarbeiter noch verfügbar sind. So können Sie direkt mit der Planung fortfahren, ohne erneut nachfragen zu müssen, wer arbeiten kann.
Bei Schülern und Studenten hängt ihre Verfügbarkeit zu einem großen Teil von ihren Schulzeiten ab. In R&R kannst du daher auch den Stundenplan berücksichtigen. In der Job-App kann ein Mitarbeiter seinen Stundenplan übermitteln, und nachdem du diesen verarbeitet hast, kannst du die Schulzeiten bei der Erstellung deiner Planung berücksichtigen.
Diese Verfügbarkeit auf der Grundlage von Stundenplänen erfordert allerdings etwas mehr Aufmerksamkeit. Neue Unterrichtsblöcke, Prüfungswochen und Praktika führen dazu, dass sich die Schulzeiten im Laufe des Jahres ändern. Und ein Stundenplan, der nicht stimmt, wirkt sich unmittelbar auf Ihre Planung aus: R&R berücksichtigt die Informationen, die zu diesem Zeitpunkt bekannt sind.
Glücklicherweise muss das mit ein wenig Abstimmung keinen zusätzlichen Aufwand bedeuten. Wenn die Mitarbeiter wissen, wann Sie ihre aktuelle Verfügbarkeit und ihren Stundenplan benötigen, und darüber informiert sind, wie sie Änderungen mitteilen können, arbeiten Sie mit den richtigen Informationen, um eine gute Filialplanung zu erstellen.
Die aktuelle Verfügbarkeit und die Stundenpläne organisierst du gemeinsam mit deinem Team. Wir geben dir gerne ein paar praktische Tipps, die dir dabei helfen sollen:
Verfügbarkeiten und Stundenpläne sind daher ein wichtiges Bindeglied, um eine optimale Personalbesetzung in den Filialen zu erreichen. Mit aktuellen Informationen in R&R haben Sie als Planer mehr Möglichkeiten, Ihre Personalbesetzung gut zu organisieren – sowohl bei der Erstellung des Dienstplans als auch, wenn Sie später Änderungen vornehmen müssen.
Gut zu wissen: Verfügbarkeiten und Stundenpläne sind ebenfalls wichtige Eingabedaten für KI-Autoplanung, eine unserer neuesten Funktionen, die wir derzeit mit verschiedenen Nutzern testen.
Möchten Sie mit der Optimierung Ihrer Filialplanung beginnen? Unsere Kollegen vom Customer Success-Team beraten Sie gerne. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!
