Datenschutzbestimmungen

Wer ist R&R

R&R entwickelt und liefert Software und Dienste für das Personaleinsatzplanung (PEP). Unsere PEP-Software sorgt für eine intelligente Personaleinsatzplanung und liefert den Benutzern Einblicke in die Produktivität und die Lohnkosten.

R&R ist eine Organisation, die aus etwa 50 qualifizierten und erfahrenen Fachleuten besteht. Die sich täglich mit großer Begeisterung und Energie für den Erfolg unserer Kunden und ihrer Mitarbeiter einsetzen. Ein transparentes Unternehmen, in dem Wissen und Ideen geteilt werden und in dem wir Innovation und Kreativität fördern. Dies zielt immer auf eine weitere (persönliche) Entwicklung und Verbesserung ab.

Um Ihnen den bestmöglichen Service bieten zu können, benötigen wir Daten. Wir respektieren Ihre Privatsphäre in dieser Hinsicht und möchten Ihnen einen Einblick geben, was wir mit Ihren Daten machen. Diese Datenschutzerklärung gilt für die personenbezogenen Daten, die R&R in seiner Eigenschaft als Datenverantwortlicher von Ihnen verarbeitet.

R&R WFM B.V. ist Teil der Info Support International Gruppe

R&R WFM B.V. mit Sitz in Veenendaal (Niederlande) ist Teil der Info Support International Group. R&R WFM verarbeitet persönliche Daten von Ihnen, wenn Sie die Website besuchen. Wir speichern Daten, die wir erhalten, wenn Sie die Website besuchen, sich für eine Veranstaltung anmelden, sich für den Newsletter registrieren oder wenn Sie uns über das Kontaktformular kontaktieren. R&R WFM ist und fühlt sich dafür verantwortlich, und wir respektieren Ihre Privatsphäre. Wir tun dies, indem wir Sie in dieser Datenschutzerklärung darüber informieren.

Warum verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Wir benötigen die personenbezogenen Daten, um z. B. mit Ihnen kommunizieren zu können:

• Versenden eines Newsletters.
• Die Verwendung eines Kontaktformulars.
• Teilnahme an einer Veranstaltung.
• Ein Bewerbungsverfahren: Wir verwenden Ihre Daten, um Sie bezüglich Ihrer Bewerbung kontaktieren zu können und den eventuellen Bewerbungsprozess zu verfolgen.
• Dienstleistungserbringung: für die Kommunikation im Rahmen der Erbringung der vereinbarten Dienstleistungen.

Welche personenbezogenen Daten sammeln wir?

• Verwendung von Cookies. R&R verwendet Cookies auf seiner Website. Cookies sind kleine Informationsdateien, die auf dem Gerät gespeichert werden, mit dem Sie unsere Website besuchen, z. B. auf einem Computer, Tablet, Smartphone oder einer Smartwatch, wenn Sie diese besuchen. Cookies gefährden die Sicherheit Ihres Computers nicht. Wir verwenden drei verschiedene Arten von Cookies, über die Sie mehr in unserer Cookie-Erklärung lesen können.
• Verwenden Sie das Kontaktformular. Sie können mit uns Kontakt aufnehmen, indem Sie ein Kontaktformular ausfüllen oder uns eine E-Mail schicken. Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen können in unserem CRM-System gespeichert und gegebenenfalls an eine Kontaktperson innerhalb von R&R weitergeleitet werden, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Die Daten werden auch verwendet, um das (ordnungsgemäße) Funktionieren der Website zu überwachen. Die E-Mails werden maximal zwei Jahre lang aufbewahrt, nachdem die Konversation über Ihre Frage oder Ihren Kommentar beendet wurde.
• Newsletters. Wenn Sie über die neuesten Trends und Entwicklungen bei unseren Dienstleistungen oder Karrieremöglichkeiten informiert werden möchten, können Sie einen oder mehrere unserer Newsletter abonnieren. Wir werden Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse in unsere Mailingliste aufnehmen. Wir bewahren diese Daten so lange auf, bis Sie sich von dem betreffenden Newsletter abmelden. In jedem Newsletter, den Sie von uns erhalten, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich abzumelden und/oder Ihre Angaben zu ändern.
• Teilnahme an einer Aktion oder Veranstaltung. R&R organisiert regelmäßig Kampagnen, Wissensabende, Workshops und andere Veranstaltungen. Für jedes Ereignis geben wir an, welche Daten wir benötigen und wie die Daten verarbeitet werden sollen. Zum Beispiel, um Sie über Zeit und Ort zu informieren, Ihnen eine Erinnerung zu schicken, Sie rechtzeitig zu warnen, wenn die Veranstaltung ausfällt, oder Ihnen nach der Veranstaltung einen Bericht oder eine Präsentation zu schicken. Wir werden diese Daten zwei Jahre lang in unserem CRM-System aufbewahren.
• Soziale Medien. R&R nutzt soziale Medien, um Sie über die neuesten Trends und Entwicklungen bei unseren Dienstleistungen zu informieren. Sie können uns auf LinkedIn folgen. Die Nutzung der sozialen Medien unterliegt keinen von R&R auferlegten Bedingungen. Sie erklären sich mit den Bedingungen der Social-Media-Plattform einverstanden. Wenn Sie uns eine Frage stellen oder uns über soziale Medien kontaktieren, werden wir über dieselben sozialen Medien antworten. R&R nutzt die Werbemöglichkeiten von Social-Media-Plattformen. Wir zeigen die Werbung auf der Grundlage von Daten an, die die betreffende Plattform mit Ihrer Zustimmung sammelt. R&R hat keinen Einfluss darauf, welche Daten die Social Media Plattformen von Ihnen erheben und unter welchen Bedingungen dies geschieht.
• Bürobesuch und Besucherregistrierung Die Besucher unserer Büros auf der Smalle Zijde in Veenendaal werden registriert, vor allem als Hilfe im Falle von Katastrophen (wer ist im Gebäude). Bei Besuch und Abreise melden Sie sich an der Rezeption an. Die Besucherregistrierung wird nach ein paar Tagen gelöscht. In Ausnahmefällen kann diese Aufbewahrungsfrist angepasst werden (z. B. im Falle eines Zwischenfalls oder einer besonderen Situation wie der Corona-Pandemie).
• Kamera-Sicherheit. Unser Büro ist sowohl mit auffälligen als auch mit unauffälligen Kameras ausgestattet, sowohl innen als auch außen auf dem Parkplatz. Die Kameras sind 24 Stunden am Tag eingeschaltet. Dies ist wichtig für Ihre Sicherheit, aber auch für die Sicherheit unserer Kollegen und unserer Immobilien. Die Kamerabilder werden nicht aktiv überwacht. Nur im Falle eines (vermuteten) Vorfalls, wie Diebstahl oder Sachbeschädigung, werden die Bilder von befugten Mitarbeitern überprüft. Kamerabilder werden nach vier Wochen gelöscht, es sei denn, es wurde ein Vorfall aufgezeichnet und es gibt rechtliche Gründe, die Bilder länger aufzubewahren, zum Beispiel für polizeiliche Ermittlungen. In diesem Fall werden die Kamerabilder aufbewahrt, bis der Vorfall aufgeklärt ist.
• Wifi-Netzwerk. Bei einem Besuch in unserem Büro können Sie Wifi kostenlos nutzen. Sobald Sie in unserem Wifi-Netzwerk angemeldet sind, werden automatisch Daten wie die Identifikationsnummer (MAC-Adresse) Ihres Geräts erfasst. Diese Daten werden nach einem Jahr gelöscht und werden von R&R nur zur Verhinderung von Missbrauch verwendet. Im Falle von illegalen Aktivitäten über unser Wifi-Netzwerk können wir den Zugang des von Ihnen verwendeten Geräts zu unserem Wifi-Netzwerk in Zukunft sperren.
• Antragsteller. Wenn Sie sich über unsere Website bewerben, geben wir Ihre Daten in unser CRM-System ein, um das Bewerbungsverfahren zu optimieren. Während des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten an die Kollegen weitergegeben, die direkt mit Ihrer Bewerbung zu tun haben. Bei einigen Stellen ist ein Assessment Teil des Bewerbungsverfahrens. In diesem Fall werden Sie informiert und Ihre Daten werden an die Organisation weitergegeben, die die Bewertung durchführt. Wenn Sie keine Stelle annehmen, bewahren wir Ihre Daten bis zu sechs Wochen nach Abschluss des Verfahrens auf oder bitten Sie um Ihre ausdrückliche Erlaubnis, sie für einen längeren Zeitraum aufzubewahren, z. B. um weitere freie Stellen zu besetzen. Nach Ihrer Zustimmung werden wir Ihre Daten zwei Jahre lang speichern.
• Screening vor der Einstellung. IKT-Funktionen werden oft als integritätssensible Funktionen bezeichnet, für die unsere Kunden besondere Anforderungen an die Überprüfung stellen. Um unserer Rolle als Arbeitgeber gerecht zu werden, muss R&R solche Anforderungen antizipieren, denn Kunden werden R&R nur dann sensible Informationen und/oder geschäftskritische Systeme anvertrauen, wenn wir zuverlässiges Personal einsetzen können. Das Screening ist daher ein notwendiges Instrument für F&R, um die Unternehmensrisiken im Hinblick auf die Beschäftigungsfähigkeit zu begrenzen, indem sie in der Lage sind, zuverlässiges Personal einzusetzen (wie oben erwähnt).

• Die folgenden Komponenten werden bei der Einstellungsuntersuchung getestet:
  • Identitätsprüfung und Adressdaten;
  • Prüfen Sie die unterzeichnete Integritätserklärung und das Genehmigungsformular;
  • Überprüfung des Lebenslaufs;
  • Eine lesbare Kopie der Arbeits- und/oder Aufenthaltserlaubnis (falls zutreffend)
  • Nachweis von Diplomen und/oder Zeugnissen (die wichtigste oder höchste Ausbildung ankreuzen);
  • Telefonische Referenzbefragung beim letzten oder wichtigsten Arbeitgeber;
  • VOG; dieser wird auf Echtheit und Ausgabedatum geprüft; 
  • Einsichtnahme in die Gerichtsregister (einschließlich Konkursregister).

Dieses Screening wird an International Integrity Services ausgelagert. Es handelt sich um eine spezialisierte Screening-Agentur, die direkt dem Ministerium für Justiz und Sicherheit unterstellt ist (und von diesem überwacht wird).

Dienstleistungen

Wenn wir mit Ihnen einen Vertrag über die Erbringung unserer Dienstleistungen oder den Erhalt Ihrer Dienstleistungen abschließen, speichern wir die persönlichen Daten, die wir zu diesem Zweck benötigen: Name, ggf. Position und Kontaktdaten. Wir bewahren diese Daten so lange auf, wie es notwendig ist.

Wie sichern wir Ihre Daten?

Wir ergreifen geeignete Sicherheitsmaßnahmen, um den Missbrauch und den unbefugten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten einzuschränken. Wir haben dafür eine Informationssicherheitspolitik. So stellen wir beispielsweise sicher, dass nur die erforderlichen Personen Zugang zu Ihren Daten haben, dass der Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten geschützt ist und dass unsere Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig überprüft werden. Darüber hinaus prüfen wir, ob die Sicherheitsmaßnahmen selbst noch den Sicherheitsstandards und dem Stand der Technik entsprechen. Um unser Eigentum und Ihre persönlichen Daten so gut wie möglich zu schützen, werden die Protokolldaten und die Kommunikation unserer Systeme kontinuierlich analysiert. Wir verwenden sichere Verbindungen, um alle Informationen zwischen Ihnen und unserer Website zu schützen, wenn Sie persönliche Daten eingeben. Wenn die Mitarbeiter von R&R Kenntnis von Ihren Daten nehmen können, sind sie zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Geben wir Ihre Daten an Dritte weiter?

Falls erforderlich, geben wir Ihre Daten an externe Dienstleister weiter, mit denen wir einen Verarbeitungsvertrag abgeschlossen haben. Sie dürfen Ihre Daten nur zur Erbringung der jeweiligen Dienstleistung verwenden. Sie dürfen daher Ihre Daten nicht selbständig nutzen oder weitergeben. Wir verkaufen keine Daten an Dritte. Grundsätzlich geben wir Ihre Daten nicht außerhalb der EU/des EWR weiter, und falls doch, werden wir geeignete Schutzmaßnahmen ergreifen.

Welche Rechte haben Sie?

• Zugang: Wenn Sie es wünschen, können wir Ihnen Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten erteilen oder diese einsehen.
• Berichtigung: Wenn bestimmte Daten unrichtig oder unvollständig sind und Sie nicht in der Lage sind, sie selbst zu ändern, werden wir sie für Sie berichtigen.
• Löschung: Sie können uns auch bitten, Ihre Daten zu löschen oder zu übertragen.
• Widerspruch: Sie können der Verarbeitung auch widersprechen oder sie einschränken.
• Widerruf der Einwilligung: Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen möchten, können Sie dies tun.

Bitte beachten Sie, dass Sie einige Rechte immer haben, während andere von einer bestimmten Situation abhängen. Dies bedeutet, dass wir in manchen Fällen nicht in der Lage sind, Ihre Frage oder Anfrage zu beantworten. Nachstehend finden Sie eine Liste der Personen, an die Sie sich wenden können, wenn Sie eine Frage oder ein Anliegen haben.

Kontakt

Haben Sie Fragen zu unseren Richtlinien zum Datenschutz oder zur Informationssicherheit? Dann wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutz- und Sicherheitsbeauftragten Mart Meijnen. Er befasst sich mit dem gesamten Spektrum der Informationssicherheit. Er berät uns und sorgt dafür, dass wir die Datenschutzgesetze und -vorschriften einhalten.

Datum des Inkrafttretens der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist am 01-12-2021 in Kraft getreten. Diese Erklärung zum Datenschutz wird regelmäßig überarbeitet. Wir werden Sie über etwaige Änderungen informieren, indem wir die neue Erklärung veröffentlichen, die dann sofort in Kraft tritt.