Implementierung eines Workforce Management (WFM)-Systems ist ein großer Schritt, aber einer, der Ihrem Unternehmen viel bringen kann: von einer effizienteren Planung bis hin zu zufriedenen Mitarbeitern. Doch der Erfolg ist nicht selbstverständlich. Um sicherzustellen, dass Sie wirklich von Ihrer Investition profitieren, können Sie eine Reihe von Maßnahmen ergreifen. Hier erfahren Sie, wie Sie WFM in Ihrem Unternehmen zum Erfolg führen!
1. Beginnen Sie mit einer klaren Vision
Erfolg beginnt mit einer klaren Zielsetzung. Warum wollen Sie ein WFM-System einführen? Wollen Sie Zeit bei der Disposition sparen, die Personalkosten besser in den Griff bekommen oder besser auf Spitzenzeiten reagieren?
Vielleicht wollen Sie zum Beispiel mehr Flexibilität für die Mitarbeiter und einen besseren Überblick für die Führungskräfte. Wenn Sie sich über Ihr Ziel im Klaren sind, wird es einfacher, Unterstützung im Team zu schaffen, und die Umsetzung kann effizienter erfolgen.
Ihr Vorteil: Wenn Sie im Voraus festlegen, was Sie erreichen wollen, können Sie Prioritäten setzen und messen, ob Ihre Ziele erreicht werden. Außerdem hilft es, alle Nasen in dieselbe Richtung zu lenken.
2. Beziehen Sie Ihr Team von Anfang an mit ein
Ein WFM-System betrifft alle: vom Planer bis zum Mitarbeiter auf der Etage. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihr Team von Anfang an einbeziehen. Fragen Sie nach ihren Bedürfnissen und Erfahrungen. Was funktioniert jetzt gut? Worauf stoßen sie?
Tipp: Organisieren Sie eine Brainstorming-Sitzung, in der die Mitarbeiter Feedback zum aktuellen Prozess geben können. Auf diese Weise zeigen Sie, dass ihr Beitrag wichtig ist, und erhöhen die Unterstützung.
Ihr Vorteil: Ein engagiertes Team ist eher bereit, das System aktiv zu nutzen. Dies verhindert Widerstände und sorgt für einen reibungslosen Übergang.
3. Kommunikation zu einer Priorität machen
Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass die Mitarbeiter automatisch verstehen, wie und warum ein WFM-System funktioniert. Eine klare und regelmäßige Kommunikation ist unerlässlich. Erklären Sie, was sich ändert, warum es wichtig ist und wie jeder davon profitiert.
Nutzen Sie zum Beispiel den internen Newsletter, um die Mitarbeiter über die Fortschritte zu informieren. Fügen Sie Erfolgsgeschichten von Kollegen ein, die bereits mit dem System arbeiten, und versuchen Sie auf diese Weise, die Begeisterung zu steigern.
Ihr Nutzen: Eine gute Kommunikation verhindert Missverständnisse und stärkt das Vertrauen in Veränderungen.
4. Investitionen in Ausbildung und Unterstützung
Das beste System ist wertlos, wenn niemand weiß, wie es funktioniert. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter angemessen geschult werden, und stellen Sie einen Plan für die laufende Unterstützung auf. Denken Sie dabei an Handbücher, Schulungen und eine Anlaufstelle für Fragen. Achten Sie auch besonders auf das Unternehmen, von dem Sie die Software beziehen. Sie bieten oft Schulungen, Beratung oder andere Unterstützung an, um ihre Software optimal zu nutzen.
Tipp: Wählen Sie eine schrittweise Einführung, bei der Sie mit einer Testgruppe beginnen. Auf diese Weise können Sie Kinderkrankheiten oder Hindernisse angehen, bevor das gesamte Unternehmen umstellt.
Ihr Vorteil: Gut geschulte Mitarbeiter nutzen das System effizienter und sorgen für einen schnelleren Return on Investment.
5. Kontinuierlich messen und verbessern
Die Implementierung ist erst der Anfang. Nutzen Sie die Daten aus Ihrem WFM-System, um Trends zu erkennen und Prozesse zu optimieren. Stellen Sie regelmäßig Fragen wie: Wo laufen die Dinge gut? Was kann verbessert werden? So machen Sie Ihr WFM-System zu einem Instrument der kontinuierlichen Verbesserung.
Tipp: Planen Sie eine monatliche "WFM-Überprüfung" ein. Bei dieser Sitzung sehen Sie und Ihr Team sich die Daten aus dem System an. Analysieren Sie z. B., ob die Personalbesetzung gut mit den Stoß- und Ruhezeiten übereinstimmt oder ob es Mitarbeiter mit vielen Überstunden oder im Gegenteil mit Unterbesetzung gibt. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um konkrete Verbesserungspunkte für den kommenden Monat umzusetzen.
Ihr Vorteil: Durch die strukturelle Freisetzung von Zeit für die Bewertung vermeiden Sie, in alten Gewohnheiten stecken zu bleiben. Sie nutzen das System wirklich als strategisches Instrument und sorgen für ein besseres Gleichgewicht zwischen Kosteneinsparungen und Mitarbeiterzufriedenheit.
Fazit: Machen Sie WFM zu einer Erfolgsgeschichte
Ein WFM-System kann Ihr Unternehmen verändern, aber der Erfolg hängt von einem gut durchdachten Ansatz ab. Beginnen Sie mit einer klaren Vision, beziehen Sie Ihr Team ein, kommunizieren Sie klar, investieren Sie in Schulungen und verbessern Sie sich ständig. Wenn Sie diese Schritte befolgen, werden Sie sehen, dass ein gut eingeführtes WFM-System nicht nur Arbeitsabläufe rationalisiert, sondern auch Ihre Mitarbeiter und Kunden zufriedener macht.
Überlegen Sie, welche Anforderungen Ihr Unternehmen an ein WFM-System stellt. Stellen Sie eine Projektgruppe zusammen und arbeiten Sie Ihre Ziele aus. Brauchen Sie Hilfe? Wenden Sie sich an Experten, die Ihnen weiterhelfen können. Viel Erfolg!
