De feestdagen staan voor de deur, en in de supermarktwereld betekent dit één ding: drukte! Als WFM-expert weet ik hoe belangrijk het is om goed voorbereid te zijn. In deze blog duik ik in de kunst van het managen van je personeel tijdens deze hectische periode. Alles van het stellen van deadlines voor vakantie-aanvragen tot het slim inzetten van parttimers en forecasting. Lees verder voor praktische tips en tricks!
Laten we beginnen bij het begin: vakantie-aanvragen. Want zodra de feestdagen naderen, is het belangrijk om duidelijke deadlines te stellen voor het indienen van vakantie-aanvragen. Waarom? Nou, simpel gezegd, het voorkomt last minute problemen in je planning. Door een duidelijke cut-off datum te communiceren, krijg je als roostermaker voldoende tijd om de planning rond te krijgen en eventuele gaten op te vullen.
Die eventuele gaten in je planning komen voornamelijk voor tijdens de feestdagen omdat je “vaste” medewerkers vaker vrij willen en omdat je in de supermarkt ook meer mensen nodig hebt op de vloer. Parttimers, hulpkrachten en oproepkrachten zijn dan je redding omdat ze je de broodnodige flexibiliteit bieden. Vaak willen zij juist werken tijdens de feestdagen dus kunnen ze uitstekend worden ingezet op dit soort piekmomenten. Het is wel belangrijk om deze flexkrachten goed te managen. Zorg dat ze zich bewust zijn welke taken/ werkzaamheden zij moeten uitvoeren en wat daarvan het tijdspad is.
Ook interessant: “Een goede balans tussen vaste en flexibele medewerkers (rr-wfm.com)” (blog)
Forecasting houdt in dat je als het ware de toekomst gaat voorspellen. Dit is, zeker voor supermarkten, een essentieel onderdeel van moderne WFM. Door gebruik te maken van historische verkoopdata, kun je redelijk nauwkeurig inschatten wat de klantstromen zullen zijn. Met deze kennis kun je je personeelsbezetting optimaliseren – niet te veel, niet te weinig, maar precies goed.
Misschien een open deur, maar helder communiceren met je team is cruciaal, vooral tijdens de drukke feestdagen. Zorg voor een heldere overdracht van informatie en verwachtingen. Een goed geïnformeerd team is een efficiënt team. Door gebruik te maken van een WFM-systeem met een medewerkers-app, zoals de R&R Job App, hebben je werknemers altijd hun rooster up-to-date in hun broekzak. Zo weet het personeel altijd wanneer, hoe laat en op welke afdeling ze ingepland staan. Daarnaast kan het aanbieden van diensten door roosterruil in de Job App helpen tijdens deze drukke periode, terwijl het roosterproces goed geborgd blijft.
Last but not least: het welzijn van je team. De feestdagen kunnen stressvol zijn, dus het is belangrijk om oog te houden voor de werkdruk en het welzijn van je personeel. Een gelukkig team zorgt voor betere prestaties. Daarnaast kunnen ook de klanten door de drukte wat meer hooggespannen zijn. Door je personeel tijdig te trainen in klantenservice en productkennis zorg je dat zij hier ook moeiteloos mee om kunnen gaan en heb je tevreden klanten!
Het managen en plannen van supermarktpersoneel tijdens de feestdagen kan een flinke kluif zijn, maar met de juiste voorbereiding en prognoses kom je een heel eind. De sleutel tot succes tijdens de feestdagen ligt in een goed gepland team. Het gaat erom de juiste medewerker op het juiste moment in te zetten voor de juiste werkzaamheden, en dat tegen een passend kostprijsuurloon. Met andere woorden, efficiënt werken!
Succes en fijne feestdagen!
