“Plannen is zowel een kunst als een wetenschap” – dit zou het motto kunnen zijn voor iedereen die zich bezighoudt met personeelsplanning. Als WFM-expert bij R&R WFM, kom ik dagelijks in aanraking met de uitdagingen én de valkuilen van personeelsplanning. In deze blog duik ik in vijf veelvoorkomende valkuilen en deel ik inzichten over hoe je deze kunt vermijden.
De valkuil van tijdgebrek: Plannen om te plannen klinkt misschien als een paradox, maar het is de sleutel tot succes van een goede personeelsplanning. Vaak zien we dat er te weinig tijd wordt genomen voor het zorgvuldig opstellen van een planning. Het gevolg? Niet optimaal ingezette medewerkers, te veel toeslagen, en meerwerk uren die de kop opsteken. Een effectieve planning vergt tijd en aandacht. Denk je dat je een planning kunt maken in een kwartiertje? Think again! Besteed voor je planning juist meer tijd. Een doordachte planning waarin alle variabelen meegenomen worden, zorgt er uiteindelijk voor dat je het maximale uit je team en je budget haalt en dat je winkel de beste performance levert voor de klant.
Het gebrek aan een gedegen prognose: Een goede prognose is de ruggengraat van elk rooster. Zonder een accurate voorspelling van bijvoorbeeld klantenstromen en verkoopvolumes, heeft je planning geen solide basis. Bij R&R WFM gebruiken we geavanceerde technieken om realistische voorspellingen te doen. Dit zorgt ervoor dat je rooster stevig in de realiteit geworteld is omdat de verdeling van budgetten zoals uren en loonkosten op een juiste wijze aan de afdelingen worden toegekend. Zo kom je niet voor onaangename verrassingen te staan.
Het gebruiken van een standaardplanning: Begrijp me niet verkeerd. Voor meerdere organisaties werkt een standaard rooster prima. Maar heb je een organisatie met wisselende klantstromen, met vast- en flexwerkers en hebben bijvoorbeeld de seizoenen invloed op jouw bezetting? Dan is variatie het sleutelwoord in effectieve personeelsplanning. Als je consequent dezelfde mensen op dezelfde tijden inplant, benut je het potentieel van de diversiteit van je team niet optimaal en kan het zijn dat je soms te veel mensen inplant dan nodig. Je wilt immers de juiste mensen op het juiste moment inzetten. Deze valkuil is vooral verraderlijk omdat het makkelijk en comfortabel voelt, maar comfort leidt niet altijd tot efficiëntie.
Leestip: “Efficiënt WFM in supermarkten tijdens de feestdagen”
Onderschat het verlofbeheer niet: Verlofmanagement is een delicate balans. Aan de ene kant heb je medewerkers die hun verlof niet opnemen, wat op de lange termijn financieel nadelig kan uitpakken door bijvoorbeeld loonsverhogingen. Aan de andere kant wil je overbezetting en onderbezetting vermijden. Bij R&R WFM pleiten we voor een proactieve aanpak in verlofbeheer. Door tijdens het roosterproces al inzicht te hebben in de verlofstanden, kun je efficiënter en eerlijker plannen. Door de verlofopname in de gaten te houden kan je op tijd, en wanneer de bezetting het toelaat, in overleg vrij geven.
De urenregistratie: Het incorrect registreren van uren leidt tot een domino-effect van problemen. Foutieve verloning, ontevreden medewerkers, en een toename van administratieve lasten. Dit is eenvoudig op te lossen door medewerkers te laten klokken. Met R&R kunnen medewerkers digitaal klokken via de medewerkers app, of door het gebruik van een druppel en hardware klokken. Deze manier van tijdsregistratie garandeert en vereenvoudigt het proces.
Personeelsplanning is een vak apart. Door deze valkuilen te vermijden, creëer je een rooster dat niet alleen efficiënt en kosteneffectief is, maar ook bijdraagt aan de tevredenheid van zowel je medewerkers als je klanten. En laten we eerlijk zijn, tevreden medewerkers zijn de motor achter elk succesvol bedrijf.
