In elke organisatie is het belangrijk om de verlofregistratie goed op orde te hebben. Het is immers essentieel om te weten wie wanneer afwezig is, zodat de werklast goed verdeeld kan worden en er geen gaten vallen in het rooster. Maar het bijhouden van de verlofregistratie kan een tijdrovend proces zijn, vooral als je dit handmatig doet.
De afspraken die je met je medewerkers maakt rondom verlof worden steeds complexer en voor de gehele organisatie raak je snel het overzicht kwijt. Daarbij zijn er ook continu veranderingen waarmee je rekening moet houden. Weinig dingen zijn zo frustrerend als een afgeronde planning die vervolgens meerdere malen worden aangepast door veranderingen. Gelukkig kan workforce management (WFM) hierbij helpen.
Met workforce management software beheer je alle aspecten van personeelsbeheer, zoals planning, tijdregistratie, aan- en afwezigheid, verlofregistratie, rapportage en uitbetaling, op één centrale plek. Met de aankomende vakantieperiode is dit een belangrijk aandachtspunt voor veel retailorganisaties.
Hoe kan WFM helpen bij verlofregistratie? WFM-software kan de verlofregistratie automatiseren en stroomlijnen, zodat je als organisatie tijd en geld bespaart. Hieronder volgen enkele manieren waarop WFM kan helpen bij de verlofregistratie:
Met WFM-software heb je altijd een realtime overzicht van het aantal verlofdagen dat een werknemer heeft opgenomen en nog heeft staan. Dit voorkomt dat werknemers meer verlofdagen opnemen dan ze eigenlijk hebben, en zorgt ervoor dat het rooster altijd up-to-date is.
Met WFM-software kunnen werknemers zelf verlofaanvragen indienen, die vervolgens (automatisch) via het WFM systeem kunnen worden goedgekeurd of afgekeurd. Dit bespaart de manager tijd, geeft duidelijk en overzicht en voorkomt dat er verlofaanvragen over het hoofd worden gezien.
Met WFM-software hoef je niet langer handmatig verlofregistratie bij te houden. Het systeem registreert automatisch de verlofdagen van de werknemers en verwerkt deze in de planning. Dit voorkomt fouten en bespaart tijd.
Met WFM-software kun je de verlofplanning maken op basis van de (opgegeven) beschikbaarheid van werknemers. Het systeem houdt rekening met de verlofdagen die al zijn opgenomen en met de beschikbaarheid van werknemers op bepaalde dagen. Hierdoor voorkom je dat er te veel werknemers tegelijk afwezig zijn en dat er gaten vallen in het rooster. Tegelijkertijd houd je zo veel mogelijk rekening met de beschikbaarheid van je medewerkers en kom je daarmee ook tegemoet aan hun wensen. Dit kan een positieve bijdrage hebben aan de tevredenheid van medewerkers.
Met goede WFM-software kun je eenvoudig rapportages maken over het verlofgebruik van werknemers. Dit geeft goede inzichten en overzichten die je niet zou hebben wanneer je een handmatig het verlof registreert. Hierdoor kun je trends in het verlofgebruik analyseren en bijsturen waar nodig. Beter nog, je kunt in veel gevallen alvast anticiperen op aankomende situaties.
In een organisatie is het belangrijk om de verlofregistratie goed op orde te hebben. Handmatige verlofregistratie kan tijdrovend zijn en foutgevoelig. Gelukkig kan WFM-software helpen bij het automatiseren en stroomlijnen van de verlofaanvragen, het toekennen of afwijzen daarvan en het correct vastleggen en registreren.
