Wie ALDI in den Niederlanden durch den Einsatz von R&R Workforce Management gute Ergebnisse erzielt.
Im Jahr 2021 entschied sich ALDI in den Niederlanden für die Zusammenarbeit mit R&R für einen effizienten und effektiven Mitarbeitereinsatz. Dies betrifft mehr als 9.000 Mitarbeiter, rund 500 Filialen und Vertriebszentren in den Niederlanden. ALDI gehört zu den größten Einzelhandelsunternehmen in Europa. Der bekannte Discounter ist seit 1973 in den Niederlanden vertreten.
Nach einer erfolgreichen und schnellen Implementierung arbeitet ALDI in den Niederlanden nun schon seit einigen Monaten mit dem Workforce Management System von R&R. Wir sprachen mit Teun Gruijters (Director HR Organisation, Structure & Systems | Services) und Iwan Schuijlenburg (Project Manager Sales (WFM)) über ihre Erfahrungen mit R&R während des gesamten Prozesses. In einem ausführlichen Gespräch sprechen Teun und Iwan unter anderem über die WFM-Bedürfnisse von ALDI, die Auswirkungen auf das Unternehmen, die allgemeine Zusammenarbeit, Herausforderungen und die nächsten Schritte und Ambitionen für die Zukunft.
"Bei ALDI in den Niederlanden brauchten wir Veränderungen in verschiedenen Bereichen der Organisation: Vertrieb, IT und HR. Das alte Zeiterfassungssystem entsprach nicht mehr unseren Anforderungen und Bedürfnissen. Das Hauptziel des Projekts bestand darin, das alte Zeiterfassungssystem durch ein modernes, neues System zu ersetzen. Darüber hinaus bestand die Notwendigkeit, Workforce Management bei ALDI in den Niederlanden einzuführen.
Als ALDI in den Niederlanden möchten wir uns auf unsere Kerntätigkeiten konzentrieren und andere Fachbereiche wie Zeiterfassung und Personalverwaltung intelligent auslagern. Deshalb haben wir Ende 2019 mit der Implementierung des Workload Planners (WLP) begonnen. Dann haben wir vom Vertrieb aus die Möglichkeiten rund um Workforce Management (WFM) recherchiert, um WLP optimal zu nutzen."
Im Jahr 2021 entschied sich ALDI in den Niederlanden für die Zusammenarbeit mit R&R für einen effizienten und effektiven Mitarbeitereinsatz.
Bei ALDI Niederlande bestand der Bedarf, unseren Filialen ein objektives Stundenbudget zur Verfügung zu stellen, das der Arbeit entspricht, die wir in unseren Filialen leisten wollen. Vor diesem Hintergrund haben wir 2019 mit der Einführung des Workload Planner (WLP) begonnen. Dabei haben wir uns bewusst dafür entschieden, in dieses Fachwissen zu investieren.
WLP optimal nutzen zu können, war eine der Überlegungen, um darauf aufbauend die Möglichkeiten rund um das Workforce Management (WFM) aus dem Vertrieb zu erforschen. Auch hier hat man sich bewusst dafür entschieden, dieses Wissen ins Haus zu holen und das Rad nicht neu zu erfinden.
Auf dieser Grundlage haben wir einen Anforderungskatalog für die Auswahl eines WFM-Pakets formuliert. Anschließend haben wir eine Vorauswahl möglicher Anbieter getroffen und diese zu einer Präsentation eingeladen. Im Auswahlverfahren hat R&R am besten zu den Ambitionen, Wünschen und Bedürfnissen von ALDI Niederlande gepasst, so dass R&R schließlich ausgewählt wurde. Das “Look and Feel” spielte eine wichtige Rolle. Das System war angenehm und benutzerfreundlich.”
Im Auswahlverfahren hat R&R am besten zu den Ambitionen, Wünschen und Bedürfnissen von ALDI in den Niederlanden gepasst. Auch das "Look and Feel" spielte eine wichtige Rolle. Das System war angenehm und benutzerfreundlich.
“Für die Umsetzung und Inbetriebnahme von R&R haben wir ein multidisziplinäres Projektteam gebildet. Zu diesem Zweck wurden mehrere Arbeitsgruppen eingerichtet: Vertrieb, HR, IT und Change Management. Jede Arbeitsgruppe bestand aus einem Vertreter von R&R, einem Vertreter der zentralen Dienste und Vertretern der verschiedenen ALDI-Vertriebsgesellschaften in den Niederlanden. Ein wichtiger Bestandteil des Projekts war das zentrale Leitungsteam. Dieses traf seine Entscheidungen auf Grundlage der Stellungnahmen aus den verschiedenen Arbeitsgruppen.
Auf diese Weise konnten wir sicherstellen, dass die gesamte Organisation den richtigen Beitrag zum Projekt leistet. So wurde sichergestellt, dass die Interessen gleichberechtigt berücksichtigt werden und das Leitungsteam die richtigen Entscheidungen treffen kann. Wir sind überzeugt, dass sich der Einsatz positiv auf die Unterstützung in der gesamten Organisation ausgewirkt hat. Dies ist nicht nur für das Projekt sehr wichtig, sondern auch für das Erreichen der gewünschten Ergebnisse beim Workforce Management.
Das Projekt stand unter einem gewissen Zeitdruck. In einer Art ‘Schnellkochtopf’ wurden wir sehr schnell konkret und schafften es durch enge Zusammenarbeit, die Ziele in kurzer Zeit zu erreichen. Als Unternehmen befinden wir uns wirklich im Wandel, und dieses Projekt passte gut dazu: Unsere Systeme und Prozesse werden ständig modernisiert, und das spiegelt sich auch in unseren Geschäften und unserem Erscheinungsbild wider.”
"Die Workforce Management Software von R&R ermöglicht ALDI einen schnelleren und besseren Einblick in die Daten, so dass wir die Situation richtig einschätzen und anpassen können, wenn es nötig ist. Viele Arbeitsabläufe in der Personal- und Lohnbuchhaltung sind jetzt automatisiert und aufschlussreich. Dies sorgt für mehr Effizienz und relevante Steuerungsinformationen.
Die Workforce-Management-Software von R&R ermöglicht ALDI einen schnelleren und besseren Einblick in die Daten, so dass wir die Situation richtig einschätzen und anpassen können.
Das System ermöglicht es den Nutzern, bestimmte Prozesse besser zu überwachen, wodurch alles, was mit Workforce Management und Workload Planner (WLP) zu tun hat, rationalisiert wird. Das Führingsnformationen sind jetzt viel detaillierter verfügbar. So können wir die Verantwortung für die Ergebnisse an die richtigen Stelle setzen und ganz gezielt steuern.
Man kann es auch als eine neue Art zu arbeiten sehen. Denn sie wirkt sich auf alle Ebenen der Organisation aus, und die Arbeit einiger Abteilungen und Mitarbeiter ist nun tatsächlich anders organisiert. Mehrere manuelle Prozesse sind nun automatisiert. Früher bestanden Aufgaben im Kern darin, zu bestimmten festen Zeiten alles manuell richtig einzugeben. In einigen Abteilungen hat sich die Arbeit von der Dateneingabe nun zur Kontrollaufgabe gewandelt, was von den Mitarbeitern als erfüllender und angenehmer empfunden wird.
Außerdem werden die rund 9.000 Mitarbeiter der ALDI-Filialen und -Vertriebszentren in den Niederlanden jetzt viel stärker und besser in die Erstellung der Dienstpläne eingebunden. Darüber hinaus führt die Nutzung der R&R Job App dazu, dass die Mitarbeiter wesentlich mehr Einblick in z.B. aktuelle Dienstpläne, erfasste Arbeitszeiten und ihre Zeitkonten haben. Das Ergebnis: Mehr Transparenz und Klarheit im Personalplanungsprozess.
Da die Gesetzgebung und der CAO vollständig in R&R integriert sind, haben wir die Einhaltung z. B. des Arbeitszeitgesetzes und der VGL-CAO-Vorschriften im Griff.
Es geht also nicht nur um ein Workforce Management-System zur Organisation der Arbeitsplanung. Es geht um ein Gesamtpaket, das es uns als Organisation ermöglicht, besser zu managen und uns stärker auf das Erreichen der gesetzten Ziele und alles, was damit einhergeht, zu fokussieren.”
Für uns ist es auch hilfreich, auf diese Weise immer einen "großen Stock" dabei zu haben. Dem Personalmanagement und den richtigen Entscheidungen weiterhin die nötige Aufmerksamkeit schenken. Situationen ändern sich "Die ganzheitliche Zusammenarbeit, von der Entwicklungs- und Implementierungsphase bis zur Nutzungsphase und allem, was zum erfolgreichen Einsatz des WFM-Systems gehört, ist für die Erzielung der gewünschten Effekte unerlässlich. Wir haben gemeinsam ein Projektteam gebildet, das erfolgreich zusammengearbeitet hat.
Intensive Zusammenarbeit sowie das beiderseitige Einbringen von Erfahrungen und bewährten Verfahren sind wichtige Bausteine. Hierdurch wird sichergestellt, dass die richtigen Fragen gestellt werden und man sich gegenseitig auf dem Laufenden hält. Dies trägt wesentlich zu einem guten Projekt bei.
Ein wichtiger Teil der Umsetzung waren die von R&R durchgeführten Schulungen. Dadurch wissen die Mitarbeiter, wie sie richtig mit R&R arbeiten und das System optimal nutzen können.
Ein wichtiger Bestandteil der Umsetzung waren die von R&R durchgeführten Schulungen. Dabei nahm R&R eine positive und flexible Haltung ein und sorgte dafür, dass alle erforderlichen Schulungen in kurzer Zeit durchgeführt werden konnten. Dadurch wissen die Mitarbeiter nun, wie sie richtig mit R&R arbeiten und das System optimal nutzen können.
Während und auch nach der Umsetzung fanden wöchentliche Projektmeetings statt, in denen offene Fragen besprochen wurden. So konnten wir auf angenehme und strukturierte Art und Weise kontinuierlich an weiteren Optimierungen arbeiten.
Die Zusammenarbeit mit R&R ist angenehm. Die Mitarbeiter von R&R sind zugänglich. Man kann über alles reden und eventuelle Probleme oder Herausforderungen schnell lösen, wenn es die Situation erfordert”.
Die Arbeit mit R&R ist angenehm. Die Mitarbeiter von R&R sind zugänglich. So ist alles verhandelbar, und eventuelle Probleme oder Herausforderungen können auch schnell gelöst werden, wenn die Situation es erfordert.
“Ein guter Support der Nutzer bei Fragen oder Problemen ist sehr wichtig. Wir haben uns auf einen Unterstützungsprozess geeinigt, der gut funktioniert. Positiv ist, dass der Support von R&R stets telefonisch erreichbar ist und sich wirklich um den Nutzer kümmert. Auf diese Weise werden Probleme schnell behoben und die Benutzer können ihre Arbeit reibungslos fortsetzen.
“Durch die erfolgreiche Zusammenarbeit, die reibungslose Umsetzung und den Einsatz von R&R in der Praxis haben wir zweifellos hervorragende Ergebnisse erzielt. Jeden Tag werden mehr als 9.000 Mitarbeiter mithilfe der Workforce- Management-Software intelligent geplant. Unsere Mitarbeiter haben nun jederzeit Einblick in den aktuellen Dienstplan, die geleisteten Arbeitsstunden, in ihr Zeitkonto und mehr. Wir halten die Gesetze und Vorschriften vollständig ein und erhalten Einblick in alle relevanten Daten und Managementinformationen.
Am Anfang stießen wir auf einigen Widerstand. Schließlich handelt es sich um eine große Veränderung, die sich auf alle Ebenen und Funktionen innerhalb der gesamten Organisation auswirkt. Das Change Management ist daher auch ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Umsetzung und Verankerung in der Organisation. In der Praxis ist es schön und macht Spaß, zu sehen, wie sich die Leute gegenseitig dafür begeistern, das R&R Workforce Management System und die R&R Job App zu nutzen.
Es liegt auf der Hand, dass wir durch die erfolgreiche Zusammenarbeit, die reibungslose Umsetzung und den Einsatz von R&R in der Praxis großartige Ergebnisse erzielt haben. Jeden Tag werden mehr als 9.000 Mitarbeiter mithilfe der Workforce-Management-Software von R&R intelligent geplant.
"R&R ist nun vollständig umgesetzt. Die nächste Herausforderung besteht darin, auch das volle Potenzial auszuschöpfen. Auf der Grundlage des Systems, der Erkenntnisse und der Ergebnisse, die es liefert, entstehen auch schnell neue Bedürfnisse und Ambitionen. Es ist wichtig, dass diese Bedürfnisse in der Organisation angemessen berücksichtigt werden.
Ein wichtiger nächster Schritt ist die Optimierung der Verfügbarkeit technischer Daten, um die Ergebnisse noch besser überwachen und in die Zukunft steuern zu können. Die jüngsten Entwicklungen auf dem Gebiet von R&R Insights (datengestützte Erkenntnisse zum Personalmanagement) sind in dieser Hinsicht sehr positiv und werden uns bei den nächsten Schritten sicherlich weiterhelfen.
Wir sind sehr zuversichtlich, dass wir in Zusammenarbeit mit R&R wieder neue Schritte machen werden, um Prozesse und Ergebnisse weiter zu optimieren."
