Schnelle Implementierung und Inbetriebnahme eines neuen Geschäfts durch gute Zusammenarbeit zwischen den Unternehmern, dem Buchhalter und dem WFM-Anbieter: In diesem Fall lesen Sie, wie wir ein neues Geschäft durch gute Zusammenarbeit schnell zum Laufen gebracht haben.
Albert Heijn Groen (Multi-Franchise-Unternehmen mit Filialen in Almkerk, Strijen und Puttershoek) stand vor kurzem vor einer schwierigen Aufgabe: Nach der Übernahme der Filiale in Puttershoek musste die neue Filiale sehr schnell in das Verwaltungs- und Personalverwaltungssystem der bestehenden Filialen/Organisation "übertragen" werden. Ein Prozess, der normalerweise Monate dauert, wurde in drei Wochen erfolgreich abgeschlossen.
Was macht diesen Fall und den Übergang des neuen Geschäfts zu einem Erfolg? Wir sprachen mit Dennis Groen und Robin Groen, Unternehmern und Inhabern der Geschäfte, Stef van Dijk (Unternehmensberater R&R) und Jorrit Jansen, Lohnbuchhalter bei der Buchhaltungs- und Verwaltungsfirma Vermetten.
"Insgesamt verliefen die Implementierung und die Inbetriebnahme des neuen Ladens sehr gut. Wir hatten bereits Erfahrung mit Loket und R&R in den beiden anderen Geschäften, während der vorherige Unternehmer in Puttershoek mit anderen Systemen arbeitete. Es ist wichtig zu erwähnen, dass es sich um die Übernahme eines bestehenden, 'aktiven' Ladens handelte und nicht etwa um einen Laden, der zunächst eine Zeit lang geschlossen war und dann wieder eröffnet wurde.
Dies bringt einige Herausforderungen mit sich, wie z. B. die Kontaminierung mit alten Informationen und den Übergang von bestehenden zu neuen Systemen und Arbeitsweisen. Auch aus diesem Grund war es spannend, ob wir die erste Gehaltszahlung pünktlich erreichen konnten. Erfreulicherweise ist uns dies gelungen, dank der notwendigen Anstrengungen von R&R und Vermetten.
Wenn Sie ein bestehendes Geschäft übernehmen, wollen Sie sicher sein, dass die Mitarbeiter vom ersten neuen Lohnzeitraum an korrekt und pünktlich bezahlt werden. Die Übernahme des Ladens durch andere Unternehmer schafft Unsicherheit für die Mitarbeiter, und gerade deshalb müssen sie und wir uns auf eine korrekte Bezahlung verlassen können. Wir hatten auch mit anderen Unternehmern hier gesprochen und gehört, dass dies oft zu Herausforderungen und Problemen führt. In diesem Prozess ist man auch immer von verschiedenen Parteien abhängig und das kann schnell zu Verzögerungen führen. So wurden beispielsweise bestimmte erforderliche Informationen von der Albert Heijn-Organisation sehr spät geliefert.
"Glücklicherweise haben wir aufgrund der jahrelangen erfolgreichen Zusammenarbeit kurze Kommunikationswege mit R&R und Vermetten. Gemeinsam haben wir die richtigen Prioritäten gesetzt, die richtigen Entscheidungen getroffen und schnell gehandelt. So haben wir es geschafft, in kurzer Zeit alles betriebsbereit zu machen. Das war ein wichtiger erster Schritt, und jetzt können wir auf diesem Fundament weiter aufbauen und das System und unsere Arbeitsweise auf der Grundlage fortschreitender Erkenntnisse weiter verbessern.
Es war großartig zu sehen, wie alle an dem Projekt beteiligt waren, auch die bisherigen Mitarbeiter, wie zum Beispiel der Supermarktleiter. Das bestehende Geschäft in Almkerk als Ausgangspunkt für den gesamten Prozess zu nehmen, half enorm, den Prozess zu beschleunigen. Man muss dann nicht bei 'Null' anfangen. Wir konnten den Einlass, das Layout usw. von einem bestehenden und bewährten Konzept in einem Zug übernehmen. Das war einer der Gründe, warum wir in der kurzen Zeit erfolgreich waren."
Das gilt auch für Vermetten und R&R und die gegenseitige Abstimmung: Die nächsten Geschäfte gehen immer schneller als die ersten. Zum Teil, weil wir uns gut kennen, die Ziele, das Layout, das Mapping und das Geschäft verstehen. Das ist die Basis, auf der wir aufbauen können. Auch auf der Seite von Albert Heijn Groen verfügen wir jetzt über viel Wissen und Erfahrung. Das hat es uns ermöglicht, auf allen Seiten schneller zu werden."
"Die Arbeit mit benutzerfreundlichen Systemen hilft dabei ebenfalls. Der Supermarktleiter hat sich schnell mit R&R zurechtgefunden, es war wirklich 'plug and play' und einsatzbereit. Die Akzeptanz der Job-App durch die Mitarbeiter verlief reibungslos. Gegenseitige "Werbung" war wichtig, um sie auf die Vorteile der Job-App aufmerksam zu machen, und sie waren natürlich neugierig auf die Gehaltsabrechnungen bei der ersten Zahlung unter einem neuen Arbeitgeber. Es war wichtig, bei der ersten Gehaltszahlung Vertrauen zu schaffen, und das ist uns ohne Probleme gelungen."
"Das gute Ergebnis ist auf mehrere Faktoren zurückzuführen. Wir hatten schnellen Zugang zur alten Verwaltung des verkaufenden Unternehmers und konnten uns gut mit Stef von R&R beraten. Wir brauchten alle notwendigen Informationen, um R&R und die Verwaltung richtig 'live' zu bringen. Gemeinsam mit Jorrit von Vermetten haben wir überlegt, wie wir die Mitarbeiter am besten in Loket unterbringen können. Es war einfach und angenehm, schnell umschalten zu können. Wenn es auf Schnelligkeit ankommt, ist die Zusammenarbeit wirklich wichtig. Wir haben das als einen schönen Prozess erlebt, und das Ergebnis spiegelt das wider. In Anbetracht des großen Zeitdrucks, normalerweise dauert die Einrichtung eines neuen Shops ohnehin leicht 2-3 Monate, haben wir mit einem Roll-out von 3 Wochen eine tolle Leistung erzielt."
"Der größte Vorteil für uns als Unternehmer ist, dass wir weniger Zeit für die Verwaltung und Unklarheiten über Systeme und Arbeitsmethoden aufwenden müssen. Alles war von Anfang an geregelt, so dass wir uns auf die Verbesserung der Qualität des Geschäfts konzentrieren konnten. Infolgedessen konnten wir schnell Verbesserungen bei der Qualität des Geschäfts feststellen.
Das schnelle Umschalten von uns als Unternehmer auf R&R und Vermetten sorgte für eine reibungslose Zusammenarbeit. Alle hatten das gleiche Ziel vor Augen und konnten schnell zueinander finden, so dass es keine Engpässe gab. Das gab auch ein Gefühl der Ruhe. Manchmal gab es Probleme mit der Geschwindigkeit von AH und dem Mangel an klarer Kommunikation in Bezug auf Entscheidungen und Verantwortlichkeiten. Das konnte den Fortschritt verlangsamen, aber am Ende hat sich alles sehr schnell eingependelt und funktioniert.
Als Unternehmer sagen wir Danke für den guten Service und das pragmatische Mitdenken. Es musste schnell gehen, aber alles hat gut geklappt und dafür sind wir dankbar!"
Eine gute Implementierung gewährleistet Unterstützung und einen reibungslosen Übergang zum (neuen) Workforce-Management-System. Dennoch scheitern viele Implementierungen oder kommen - aufgrund verschiedener Umstände - gar nicht erst in Gang. Dank unserer umfangreichen Erfahrung mit vielen verschiedenen Kunden und großen und kleinen Implementierungen konnten wir unseren Ansatz kontinuierlich verbessern. Möchten Sie mehr über unsere Vorgehensweise bei Implementierungen erfahren? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind neugierig auf Ihr Unternehmen und würden uns gerne mit Ihnen unterhalten.
