In jeder Organisation ist es wichtig, dass die Urlaubsbücher in Ordnung sind. Schließlich muss man wissen, wer wann abwesend ist, damit das Arbeitspensum richtig verteilt werden kann und es keine Lücken im Zeitplan gibt. Die Pflege der Urlaubsunterlagen kann jedoch sehr zeitaufwändig sein, vor allem, wenn Sie sie manuell durchführen.
Die Vereinbarungen, die Sie mit Ihren Mitarbeitern rund um den Urlaub treffen, werden immer komplexer, und für das gesamte Unternehmen verliert man schnell den Überblick. Hinzu kommen die ständigen Änderungen, die Sie berücksichtigen müssen. Kaum etwas ist so frustrierend wie ein fertiger Zeitplan, der dann aufgrund von Änderungen mehrfach angepasst werden muss. Zum Glück kann Workforce Management (WFM) hier Abhilfe schaffen.
Mit einer Personalverwaltungssoftware verwalten Sie alle Aspekte der Personalverwaltung, wie z. B. Zeitplanung, Zeiterfassung, An- und Abwesenheit, Urlaubserfassung, Berichterstattung und Auszahlung, an einem zentralen Ort. Im Hinblick auf die bevorstehende Urlaubssaison ist dies für viele Einzelhandelsunternehmen ein wichtiges Anliegen.
Wie kann WFM bei der Urlaubserfassung helfen? WFM-Software kann die Urlaubserfassung automatisieren und rationalisieren, wodurch Sie als Unternehmen Zeit und Geld sparen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie WFM bei der Urlaubserfassung helfen kann:
Mit der WFM-Software haben Sie immer einen Echtzeit-Überblick über die Anzahl der Urlaubstage, die ein Mitarbeiter genommen hat und noch übrig ist. Das verhindert, dass Mitarbeiter mehr Urlaubstage nehmen, als sie tatsächlich haben, und sorgt dafür, dass der Plan immer aktuell ist.
Die WFM-Software ermöglicht es den Mitarbeitern, selbst Urlaubsanträge zu stellen, die dann über das WFM-System (automatisch) genehmigt oder abgelehnt werden können. Das spart dem Vorgesetzten Zeit, schafft Klarheit und Übersicht und verhindert, dass Urlaubsanträge übersehen werden.
Mit der WFM-Software müssen Sie die Urlaubsdaten nicht mehr manuell erfassen. Das System erfasst die Urlaubstage der Mitarbeiter automatisch und bezieht sie in die Planung mit ein. Das verhindert Fehler und spart Zeit.
Die WFM-Software ermöglicht es Ihnen, den Urlaub auf der Grundlage der (angegebenen) Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu planen. Das System berücksichtigt die bereits genommenen Urlaubstage und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter an bestimmten Tagen. Dadurch wird verhindert, dass zu viele Mitarbeiter gleichzeitig abwesend sind und Lücken in der Planung entstehen. Gleichzeitig berücksichtigen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter so weit wie möglich und kommen damit auch deren Wünschen entgegen. Dies kann sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken.
Mit einer guten WFM-Software können Sie problemlos Berichte über die Urlaubsnutzung Ihrer Mitarbeiter erstellen. So erhalten Sie gute Einblicke und Übersichten, die Sie bei einer manuellen Erfassung des Urlaubs nicht hätten. So können Sie Trends in der Urlaubsnutzung analysieren und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen. Noch besser: In vielen Fällen können Sie bevorstehende Situationen vorhersehen.
In einer Organisation ist es wichtig, dass die Urlaubserfassung gut funktioniert. Die manuelle Urlaubserfassung kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Glücklicherweise kann WFM-Software dabei helfen, Urlaubsanträge zu automatisieren und zu rationalisieren, sie zu genehmigen oder abzulehnen und sie korrekt zu erfassen und aufzuzeichnen.
