Die Auswirkungen von Gesetzen und Vorschriften auf die Personalplanung: So bleiben Sie konform

Die Erstellung von Personalplänen mag einfach erscheinen: Man sorgt dafür, dass genügend Mitarbeiter vorhanden sind, um die Arbeit richtig zu erledigen. Aber in der Praxis steckt viel mehr dahinter. Vor allem Gesetze und Vorschriften spielen eine wichtige Rolle und können eine Herausforderung darstellen. Denken Sie an Arbeitsgesetze, Tarifverträge und Vorschriften zu Überstunden und Ruhezeiten.

Bei R&R WFM sehen wir in der Praxis, dass dies oft in Branchen wie Supermärkten, Einzelhandel und Tankstellen der Fall ist, wo Dienstpläne oft variabel und flexibel sein müssen. In diesen Branchen haben wir umfangreiche Erfahrung darin, Unternehmen mit unserer Software bei der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu unterstützen.

Nehmen wir zum Beispiel einen Supermarktleiter, der möchte, dass ein Mitarbeiter an einem arbeitsreichen Wochenende mehr arbeitet. Kann dies einfach so geschehen, oder gibt es Beschränkungen für die Anzahl der Arbeitsstunden? Oder eine Tankstelle, die viele junge Mitarbeiter beschäftigt: Wie stellen Sie sicher, dass diese keine Schichten bekommen, die gegen das Arbeitszeitgesetz (ATW) verstoßen? Dies sind nur einige der Situationen, in denen Gesetze und Vorschriften einen großen Einfluss auf die Personalplanung haben.

Was bedeuten die Gesetze und Vorschriften für die Personalplanung?

Jedes Unternehmen muss die Gesetze und Vorschriften in Bezug auf Arbeits- und Ruhezeiten sowie Vertragsformen einhalten. Dadurch wird Ausbeutung verhindert und sichergestellt, dass die Arbeitnehmer ausreichend Ruhezeiten erhalten.

Wichtige Rechtsvorschriften zu berücksichtigen:

• Arbeitszeitgesetz (ATW): Vorschriften über Höchstarbeitszeiten, Mindestruhezeiten und Nachtschichten.
• Gesetz über das Gleichgewicht auf dem Arbeitsmarkt (WAB): Es sieht unter anderem vor, dass Arbeitnehmer, die auf Abruf arbeiten, für mindestens 3 Stunden bezahlt werden müssen.
• Kollektivvereinbarungen: Branchenabhängige Regelungen, z. B. zu Überstunden, Zuschlägen und Mindestruhezeiten.

Es ist unmöglich, hier jede einzelne Vorschrift zu nennen, da sie je nach Branche und Tarifvertrag variiert. Möchten Sie sicherstellen, dass Sie alle Rechtsvorschriften in Ihrem Sektor einhalten? Dann finden Sie weitere Informationen unter:

• Zentralregierung - Arbeitszeitgesetz
• UWV - WAB-Checkliste
• Die Tarifverhandlungsseite für Ihren Sektor

Herausforderungen bei der Einhaltung der Vorschriften

Die Einhaltung dieser Gesetze ist nicht immer einfach, insbesondere in Branchen mit flexiblen Arbeitszeiten. Einige häufige Herausforderungen:

• Junge Arbeitnehmer: Kann ein 15-jähriger Arbeitnehmer in einer Kurzschicht arbeiten, oder kollidiert dies mit dem WAB?
• Überstunden und Ruhezeiten: Wie lassen sich Verstöße verhindern, wenn Arbeitnehmer Sonderschichten einlegen wollen?
• Die Komplexität der Tarifverträge: In jedem Sektor gelten andere Regeln, die regelmäßig aktualisiert werden.

Wie können Sie die Vorschriften einhalten und die Personalplanung vereinfachen?

Um zu vermeiden, dass Sie als Unternehmen Probleme mit der Einhaltung der Vorschriften bekommen, können Sie eine Reihe von Maßnahmen ergreifen:

• Machen Sie Gesetze und Vorschriften zu einem integralen Bestandteil Ihres Planungsprozesses: Stellen Sie sicher, dass Planer und Manager die wichtigsten Vorschriften kennen.
• Verwenden Sie Software, die automatisch auf Verstöße prüft: Dies verhindert menschliche Fehler.
• Verfolgen Sie die Änderungen bei den Tarifverhandlungen und passen Sie Ihren Zeitplan entsprechend an: Ändern sich die Vorschriften? Dann stellen Sie sicher, dass Ihre Personalplanung mit ihnen Schritt hält.
• Arbeiten Sie mit Warn- und Blockiersystemen: Dies verhindert, dass versehentlich eine Schicht geplant wird, die gegen das Gesetz verstößt.

Mit R&R WFM wird dieser Prozess deutlich einfacher. Unsere Software führt automatische ATW-Prüfungen auf der Grundlage des geltenden Tarifvertrags in Ihrer Branche durch. Das bedeutet, dass Sie:

• Sofortige Verwarnung, wenn ein Mitarbeiter eine zu lange Schicht zugewiesen bekommt oder zu wenig Ruhezeit hat.
• ATW-Verstöße können blockiert werden: Wenn ein Dienst nicht konform ist, kann er einfach nicht gespeichert werden. 
• Flexible Einstellungen: Sie können entscheiden, ob Verstöße nur verwarnt oder vollständig blockiert werden sollen.

Außerdem berücksichtigt R&R komplexe Situationen, wie den Konflikt zwischen ATW und WAB für 15-Jährige. Dadurch, dass dies flexibel anpassbar ist, können Sie als Organisation entscheiden, welche Regel wichtiger ist.

Zusätzliche ATW-Regeln und Erkenntnisse mit R&R

Zusätzlich zu den Standard-ATW-Regeln hat R&R weitere Funktionen hinzugefügt, um sicherzustellen, dass die Unternehmen die Vorschriften vollständig einhalten:

• Warnen Sie minderjährige Arbeitnehmer ohne Stundenplan: So können Sie sicher sein, dass ihr Stundenplan korrekt ist.
• Benachrichtigung bei der Einteilung von 13- und 14-Jährigen an Wochentagen: Dadurch wird verhindert, dass sie zu Zeiten arbeiten, zu denen dies gesetzlich nicht erlaubt ist.

Wollen Sie mehr wissen? Dann lesen Sie unser R&R Product Update vom 26. Februar 2024 und das Update vom 4. Juni 2024 zu ATW-Regeln und Einstellungen in R&R.

Schlussfolgerung

Gesetze und Vorschriften spielen bei der Personalplanung eine entscheidende Rolle, insbesondere in Branchen, in denen flexible Dienstpläne und unterschiedliche Arbeitszeiten die Norm sind. Die Einhaltung von ATW, WAB und Tarifverträgen kann eine Herausforderung sein, aber mit den richtigen Tools wird es viel einfacher. R&R WFM unterstützt Sie mit automatischen Warnmeldungen und Sperrungen, damit Sie nicht versehentlich gegen das Gesetz verstossen.

Möchten Sie immer über die neuesten Produktaktualisierungen, einschließlich Änderungen der ATW-Vorschriften, auf dem Laufenden bleiben? Dann melden Sie sich für unsere R&R Product Updates an ! Sind Sie daran interessiert, was R&R für Ihr Unternehmen tun kann? Dann kontaktieren Sie unsere Vertriebsabteilung und finden Sie heraus, wie wir Ihr Workforce Management auf die nächste Stufe heben können!

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Über den Autor Becca Ligthart

Becca Ligthart ist ein leidenschaftlicher Marketing- und Kommunikationsprofi, der sich darauf konzentriert, praktische Tipps und neue Erkenntnisse für den effektiven Einsatz von WFM in Unternehmen zu liefern, mit einem starken Fokus auf zukunftsweisende Abläufe.