In het workforce management proces worden werktijden van medewerkers vastgelegd en verwerkt. Dit is ook noodzakelijk voor het registreren van gewerkte uren, verlof, de salarisuitbetaling en meer. Maar het vastleggen van werktijden kan zowel met- als zonder een specifiek systeem voor tijdregistratie. Waarom zou je kiezen voor de tijdregistratie en wat zijn de voordelen van tijdregistratie op het gebied van workforce management?
Met tijdregistratie leg je automatisch en nauwkeurig de werktijden van je personeel vast. Dit geeft een betrouwbare basis voor een goede uitbetaling en verwerking van de uren. Je voorkomt veel handmatig werk en discussies achteraf en het biedt voordelen voor een correcte en betrouwbare salarisverwerking. Over het wel of niet afronden van werktijden kun je heldere afspraken maken en dit vervolgens in het workforce management systeem configureren.
Het correct registreren van de gewerkte uren is van cruciaal belang om te voldoen aan wet- en regelgeving, zoals Arbeidstijdenwet en CAO. Bovendien kun je met behulp van rapportages aantonen dat je voldoet aan de wettelijke verplichtingen, mocht er een audit plaatsvinden. Dit minimaliseert het risico op overtredingen en onwenselijke situaties.
In bovenstaande tekst zijn al een aantal voordelen van tijdsregistratie benoemd: je legt alles nauwkeurig en automatisch vast en er is standaard een betere naleving van wet- en regelgeving. Daarnaast zijn er nog een aantal andere voordelen:
Naast de voordelen zijn er ook een aantal aandachtspunten op het gebied van tijdregistratie:
Het is ook mogelijk om zonder tijdsregistratiesysteem te werken. Dat gaat zelfs prima, dit vergt alleen wel wat meer aandacht en controle. De werktijden uit het rooster worden dan overgenomen in de realisatie. De shiftleider of manager moet vervolgens de uren controleren om te checken of alles klopt. Daarbij geldt altijd dat controleren en corrigeren bij voorkeur zo snel mogelijk plaatsvindt, bijvoorbeeld aan het eind van elke werkdag. Zo is het nog mogelijk om in gesprek te gaan indien nodig en om direct correcties door te voeren. Hoe later dat gebeurt, hoe lastiger het wordt.
Uiteraard zijn er verschillende vormen van tijdregistratie beschikbaar: van de traditionele ‘prikklokken’ tot moderne manieren van tijdregistratie. Welke vorm het best bij jouw organisatie past is afhankelijk van de cultuur, doelstellingen en andere behoeften.
Vanuit R&R bieden we twee vormen van tijdregistratie: ‘klokken’ via hardware units en via de R&R Job App. Hiermee geeft de medewerker via de smartphone aan wanneer hij is aanwezig, afwezig en met pauze is. Daarnaast is het mogelijk om een koppeling te maken met een extern tijdregistratiesysteem. Hiermee kan een systeem van een derde partij worden aangesloten, zodat de kloktijden automatisch in R&R worden verwerkt.
In het kort komt het erop neer dat je met een tijdregistratiesysteem meer controle hebt door het automatisch vastleggen en verwerken van werktijden. Je kunt het gedrag van je medewerkers beter en scherper monitoren dan wanneer je werkt zonder een systeem voor tijdregistratie. Daar tegenover staan de hogere kosten en andere aandachtspunten.
Tijdregistratie kan dus een handige of zelfs essentiële toevoeging zijn voor het workforce management proces. Of het daadwerkelijk noodzakelijk is, hangt af van de keuzes en cultuur van je organisatie en de situatie. Tijdregistratie van R&R is volledig geïntegreerd met het WFM-systeem en de aanwezigheid is dan ook realtime zichtbaar in R&R. Ook externe systemen voor tijdregistratie zijn te koppelen met R&R. Welke keuze maakt jouw organisatie?
