Het implementeren van een Workforce Management (WFM)-systeem is een flinke stap, maar één die jouw organisatie veel kan opleveren: van efficiëntere planning tot tevreden medewerkers. Toch is succes niet vanzelfsprekend. Om te zorgen dat je écht profiteert van je investering, zijn er een aantal stappen die je kunt zetten. Hier lees je hoe je WFM binnen jouw bedrijf tot een succes maakt!
1. Begin met een duidelijke visie
Succes begint bij een heldere doelstelling. Waarom wil je een WFM-systeem invoeren? Wil je tijd besparen bij het roosteren, meer grip krijgen op personeelskosten, of beter inspelen op piekmomenten?
Misschien wil je bijvoorbeeld meer flexibiliteit voor de medewerkers én beter overzicht voor de managers. Als jij helder hebt wat je doel is, wordt het makkelijker om draagvlak te creëren binnen het team en kan de implementatie efficiënter worden uitgevoerd.
Wat jij eraan hebt:
Door vooraf te bepalen wat je wilt bereiken, kun je beter prioriteiten stellen en meten of je doelen worden behaald. Bovendien helpt het om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen.
2. Betrek je team vanaf het begin
Een WFM-systeem raakt iedereen: van de planner tot de medewerker op de vloer. Daarom is het belangrijk om je team vanaf de start erbij te betrekken. Vraag naar hun behoeften en ervaringen. Wat werkt nu goed? Waar lopen ze tegenaan?
Tip: Organiseer een brainstormsessie waarin medewerkers feedback kunnen geven op het huidige proces. Zo laat je zien dat hun input belangrijk is en vergroot je het draagvlak.
Wat jij eraan hebt:
Een betrokken team zal eerder geneigd zijn om het systeem actief te gebruiken. Dit voorkomt weerstand en zorgt voor een vlotte overgang.
3. Maak communicatie een prioriteit
Een veelgemaakte fout is om te denken dat medewerkers automatisch begrijpen hoe en waarom een WFM-systeem werkt. Heldere en regelmatige communicatie is essentieel. Leg uit wat er verandert, waarom dit belangrijk is en hoe iedereen hiervan profiteert.
Gebruik bijvoorbeeld de interne nieuwsbrief om medewerkers op de hoogte te houden van de voortgang. Voeg succesverhalen van collega’s toe die al met het systeem werken en probeer op die manier het enthousiasme te vergroten.
Wat jij eraan hebt:
Goede communicatie voorkomt misverstanden en versterkt het vertrouwen in de verandering.
4. Investeer in training en support
Het beste systeem is waardeloos als niemand weet hoe het werkt. Zorg dat je medewerkers goed getraind worden en maak een plan voor continue ondersteuning. Denk aan handleidingen, trainingen en een aanspreekpunt bij vragen. Kijk ook vooral bij de organisatie waar je de software vandaan haalt. Zij bieden vaak trainingen, consultancy of andere ondersteuning om optimaal gebruik te maken van hun software.
Tip: Kies voor een stapsgewijze implementatie waarbij je begint met een testgroep. Zo kun je kinderziektes of obstakels aanpakken voordat het hele bedrijf overstapt.
Wat jij eraan hebt:
Goed getrainde medewerkers gebruiken het systeem efficiënter, wat zorgt voor een snellere return on investment.
5. Meet en verbeter continu
De implementatie is nog maar het begin. Gebruik de data uit je WFM-systeem om trends te ontdekken en processen te optimaliseren. Stel regelmatig vragen als: Waar gaat het goed? Wat kan beter? Zo maak je van je WFM-systeem een continu verbeteringsinstrument.
Tip: Plan een maandelijkse “WFM-review” in. Tijdens deze sessie kijk je samen met je team naar de data uit het systeem. Analyseer bijvoorbeeld of de personeelsbezetting goed aansluit op drukke en rustige momenten, of dat er medewerkers zijn met veel overuren of juist onderbezetting. Gebruik deze inzichten om concrete verbeterpunten door te voeren voor de komende maand.
Wat jij eraan hebt:
Door structureel tijd vrij te maken voor evaluatie, voorkom je dat je blijft hangen in oude gewoontes. Je gebruikt het systeem écht als strategisch hulpmiddel, wat zorgt voor een betere balans tussen kostenbesparing en medewerkerstevredenheid.
Conclusie: Maak van WFM een succesverhaal
Een WFM-systeem kan jouw organisatie transformeren, maar het succes valt of staat met een doordachte aanpak. Begin met een duidelijke visie, betrek je team, communiceer helder, investeer in training en blijf verbeteren. Volg deze stappen en je zult zien dat een goed geïmplementeerd WFM-systeem niet alleen werkprocessen stroomlijnt, maar ook je medewerkers én klanten blijer maakt.
Denk eens na over wat jouw organisatie nodig heeft van een WFM-systeem. Stel een projectgroep samen en begin met het uitwerken van je doelen. Heb je hulp nodig? Neem gerust contact op met experts die je verder kunnen helpen. Succes!
