De drukke decembermaand is voor veel mensen een feestje, maar voor werkgevers kan het een logistiek zware uitdaging zijn als het gaat om het plannen van personeel. Hoe kun je ervoor zorgen dat je winkel soepel blijft draaien tijdens de feestdagen zonder je werknemers te overbelasten? In dit artikel delen we enkele tips voor het voorbereiden en optimaliseren van je personeelsplanning voor de drukke feestdagen.
Het is natuurlijk een open deur, maar het is nooit te vroeg om te beginnen met de planning voor de feestdagen. Het is de drukste tijd van het jaar en bij een tekort aan personeel vissen veel werkgevers in dezelfde vijver voor het aannemen of (tijdelijk) inhuren van extra medewerkers. Zorg dus dat je ruim van tevoren weet wat de personeelsbehoefte is en start – indien nodig – tijdig met het werven van vaste medewerkers of het inhuren van flexibele medewerkers.
Hoe zorg je voor een goede balans tussen vaste en flexibele medewerkers? Lees het hier.
Een goede manier om je planning voor de feestdagen te optimaliseren, is door historische gegevens te analyseren en te evalueren. Wat ging destijds goed en wat ging niet goed? Kijk naar eerdere jaren om te bepalen welke dagen en uren het drukst waren en welke vaardigheden je team nodig had. Dit zal je helpen bij het maken van een geïnformeerde planning. Goede WFM-software biedt je eenvoudig inzicht in de benodigde data en geeft de mogelijkheid om een historische planning als uitgangspunt te nemen. Ze start je niet vanaf scratch en hoef je niet volledig het wiel opnieuw uit te vinden.
Hoe goed je ook voorbereid bent, er kunnen altijd onverwachte situaties of veranderingen ontstaan en dan is het belangrijk dat je daar snel op kan inspelen. Zorg ervoor dat je medewerkers met variabele uren of oproepkrachten achter de hand hebt, zodat je snel kan acteren als er extra behoefte aan medewerkers ontstaat.
Open communicatie is cruciaal. Zorg ervoor dat je werknemers goed op de hoogte zijn van hun dienstroosters, taken en eventuele wijzigingen. Geef medewerkers dan ook op tijd de mogelijkheid om hun beschikbaarheid tijdens de feestdagen aan te geven, zodat je de planning hierop kunt afstemmen.
Het werken tijdens de feestdagen kan voor medewerkers uitdagend zijn. Overweeg om bepaalde incentives aan te bieden, zoals bonussen, extra vrije dagen of speciale erkenning voor hun inzet. Hiermee maak je medewerkers onderdeel van het succes en het bevordert de motivatie en loyaliteit.
Iedereen weet dat het werk niet stopt als de planning rond is. Blijf de winkelprestatie, de klantvraag en de overige KPI’s continu monitoren en pas zaken aan als de situatie erom vraagt. Het is een iteratief proces waarbij je – vaak met kleine aanpassingen – in kunt blijven spelen op veranderingen voor een optimale prestatie.
Het voorbereiden en optimaliseren van je personeelsplanning voor de feestdagen kan een uitdaging zijn, maar met goede workforce management software en de juiste strategieën kun je een soepele en succesvolle feestmaand neerzetten. Door vroeg te beginnen, flexibel te zijn, duidelijk en open te communiceren en de juiste tools te gebruiken, kun je ervoor zorgen dat je bedrijf de feestdagen met succes doorkomt en je medewerkers betrokken en tevreden blijven.
