Nachhaltige Personalplanung: Wie trifft man die richtigen Entscheidungen?

Einen guten Zeitplan zu erstellen ist eine Sache. Ein Zeitplan, der auch langfristig tragfähig ist - für Ihr Team und Ihre Ergebnisse - ist etwas ganz anderes. Vor allem in Branchen mit flexiblem Einsatz, wie dem (Lebensmittel-)Einzelhandel und dem Gastgewerbe, ist die Versuchung groß, kurzfristige Anpassungen vorzunehmen. Doch eine nachhaltige Planung sorgt für Stabilität, Zufriedenheit und gesündere Abläufe.

Kennen Sie das?

📍 "Wir sind immer pünktlich fertig."
📍 "Das Arbeitspensum ist von Woche zu Woche sehr unterschiedlich." 📍 "Ich merke, dass die Mitarbeiter müde werden, weiß aber nicht wirklich, wie ich das lösen soll."

Das sind nur einige der Aussagen, die uns Teamleiter und Personalleiter häufig machen. Die Realität ist: Ohne einen nachhaltigen Ansatz für die Personalplanung löschen Sie ständig Brände. Jede Woche.

Warum eine nachhaltige Personalplanung notwendig ist

Eine nicht nachhaltige Planung kostet mehr, als Sie denken. Sie erhöht die Chancen auf:

• Krankheitsurlaub aufgrund von unregelmäßigen oder überfüllten Dienstplänen.
• Unzufriedenheit, wenn Arbeitnehmer wenig Kontrolle über ihre Arbeitszeiten haben.
• Sie gehen zurück, wenn die Menschen bei ihrer Arbeit keine Perspektive oder Ruhe finden.
• Ineffizienz durch das ständige Auffüllen von Lücken oder das Einstellen neuer Mitarbeiter.

Was ist eine nachhaltige Personalplanung?

Nachhaltige Planung bedeutet: Zeitpläne, die nicht nur kurzfristige Probleme lösen, sondern auch langfristige Ziele unterstützen. Dabei berücksichtigen Sie:

• Geschäftsbedarf: Wie viele Personen mit welchen Fähigkeiten werden wann benötigt?
• Bedürfnisse der Arbeitnehmer: Wie viele Stunden wollen/können sie arbeiten und wann?
• Gesetze und Vorschriften: Ruhezeiten, vertragliche Vereinbarungen, faire Arbeitszeiten.
• Gesundheit und Beschäftigungsfähigkeit: Wie bleiben die Menschen geistig und körperlich fit?

Die richtigen Entscheidungen treffen: 4 Schwerpunkte

1. Arbeiten Sie mit einem soliden Basisplan
Fangen Sie nicht jedes Mal bei Null an. Wenn Sie mit Standardplänen arbeiten, die auf historischen Daten und erwarteten Besucherzahlen basieren, schaffen Sie eine solide Grundlage. Auf diese Weise wissen Sie, was Sie mindestens brauchen - und wo Sie optimieren können.

2. Schaffen Sie Raum für Flexibilität
Denken Sie an zusätzliches Personal für Spitzenzeiten oder den strukturellen Einsatz von Teilzeitkräften, die an arbeitsreichen Tagen aushelfen können. Eine solche "flexible Hülle" bietet Raum für Variationen, ohne Ihre Planung ins Wanken zu bringen.

3. Geben Sie den Mitarbeitern ein Mitspracherecht und eine Orientierung
Mitarbeiter, die selbst tauschen oder ihre Verfügbarkeit angeben können, fühlen sich stärker eingebunden. Viele Unternehmen arbeiten mit digitalen Lösungen, bei denen die Mitarbeiter ihre Wünsche direkt mitteilen oder untereinander Schichten tauschen können - innerhalb eines vereinbarten Rahmens.

4. Nutzen Sie Daten als Kompass
Erkennen Sie rechtzeitig, wo Ihre Planung Reibungsverluste verursacht: Überstunden, Fehlzeiten, Unterbesetzung. Mit den richtigen Erkenntnissen können Sie früher Anpassungen vornehmen und verhindern, dass kleine Probleme eskalieren.

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Die Rolle der Technologie bei der nachhaltigen Personalplanung

Ein modernes WFM-System hilft Ihnen dabei, nachhaltige Entscheidungen wirklich umzusetzen. Denken Sie an:

• Standardzeitpläne auf der Grundlage von Daten, die Sie an den aktuellen Bedarf anpassen können.
• Echtzeit-Dashboards für Einblicke in Belegung und Arbeitskosten.
• Partizipation der Mitarbeiter durch Verfügbarkeitsmeldung und Schichttausch.
• Automatische Signale bei Dienstplankonflikten oder Problemen mit der Einhaltung der Vorschriften.

Und schließlich: Wie nachhaltig ist Ihre Personalplanung?

Fragen Sie sich: "Werde ich mit diesem Zeitplan auch in drei Monaten noch gut arbeiten können?"
Oder: "Fühlen sich meine Mitarbeiter mit diesem Zeitplan gehört und gesund?"

Eine nachhaltige Personalplanung erfordert Aufmerksamkeit, zahlt sich aber immer aus - in Form von Ruhe, Ergebnissen und Arbeitszufriedenheit.

Über den Autor Becca Ligthart

Becca Ligthart ist ein leidenschaftlicher Marketing- und Kommunikationsprofi, der sich darauf konzentriert, praktische Tipps und neue Erkenntnisse für den effektiven Einsatz von WFM in Unternehmen zu liefern, mit einem starken Fokus auf zukunftsweisende Abläufe.