Die Wahl der richtigen Personalverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen kann ziemlich schwierig sein. Es gibt viele Anbieter und damit viele Möglichkeiten. Was brauchen Sie und was brauchen Sie nicht? In diesem Blog geben wir Ihnen einige wichtige Punkte, die Sie bei der Auswahl der richtigen Software beachten sollten.
Die Funktionalität der Software ist natürlich eines der Hauptanliegen. Es ist wichtig zu überlegen, welche Funktionen Sie benötigen und ob diese in der Software, die Sie in Betracht ziehen, verfügbar sind. Denken Sie an Funktionen wie Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und Urlaubserfassung. Prüfen Sie auch, ob sich die Software leicht mit anderen von Ihnen verwendeten Systemen integrieren oder kombinieren lässt.
Ausgehend von der aktuellen oder vorhandenen Funktionalität ist es auch gut zu wissen, was die Vision des Anbieters ist. Wo liegen die künftigen Bedürfnisse der Nutzer? Was sind die relevanten Trends und Entwicklungen? Wie wird der Anbieter auf diese reagieren?
Vielleicht eine offene Tür, aber es ist wichtig, dass die Software einfach zu bedienen ist. Dies entscheidet weitgehend über den Erfolg der Software. Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, sich einfach und schnell zurechtzufinden, und es sollte eine intuitive Schnittstelle geben. Es ist auch wichtig, dass die Software zugänglich ist und auf verschiedenen Geräten genutzt werden kann.
Auch das Gesamtbild der Software, eventuell kombiniert mit einer App für die Mitarbeiter, wird immer wichtiger. Gerade die jüngere Zielgruppe möchte mit schick aussehenden Produkten arbeiten. Apps oder Software, die veraltet aussehen, wirken schnell unattraktiv.
Eine gute Workforce-Management-Software sollte zuverlässig und stabil sein. Die Software sollte immer einwandfrei funktionieren und keine Abstürze oder Ausfälle verursachen. Darüber hinaus sollte die Software regelmäßig aktualisiert werden, um Probleme zu beheben und neue Funktionen hinzuzufügen. Erkundigen Sie sich daher beim vorgesehenen Anbieter nach Fakten und Zahlen zur Verfügbarkeit und Stabilität der Plattform.
Sicherheit und Datenschutz sind beim Einsatz von Software wichtig. Die Software sollte sicher sein und gewährleisten, dass die Daten der Mitarbeiter nicht in die falschen Hände geraten. Stellen Sie also sicher, dass die Software die erforderlichen Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen erfüllt. Unabhängige Gütesiegel oder Standards können hilfreich sein, um dies schnell zu beurteilen. Ziehen Sie ISO 27001 oder andere Informationssicherheitssiegel in Betracht.
Schließlich ist es wichtig zu prüfen, wie der Anbieter die Implementierung und den Benutzersupport handhabt. Die Einführung von Workforce-Management-Software ist keine einfache Aufgabe. Sie erfordert ein hohes Maß an Aufmerksamkeit für die bestehenden Geschäftsprozesse, und Ihr Unternehmen wird wirklich anfangen, anders zu arbeiten. Auch die Schulung und Einbindung der Mitarbeiter (Key-User) ist ein wichtiger Teil davon. Erkundigen Sie sich daher beim Anbieter über die Vorgehensweise bei der Einführung und die jüngsten Erfahrungen mit ähnlichen Projekten.
Eine gute Benutzerunterstützung ist ebenfalls sehr wichtig. Wenn es Probleme oder Fragen gibt, sollten sie schnell gelöst werden. Verfügt der Zielanbieter über einen (internen) Service Desk? Wann ist er erreichbar? Können Sie ihn anrufen oder nur eine E-Mail schicken? Wenn man sich als Unternehmen auf das eigene Kerngeschäft konzentrieren will, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter eine Anlaufstelle für ihre Fragen haben und dass ihnen schnell geholfen wird.
Auch wenn die oben genannten Punkte sehr wichtig sind, ist es vielleicht am wichtigsten, einen Anbieter und eine Software zu wählen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen. Verfügt der Anbieter über Kenntnisse und Erfahrungen in Ihrer Branche? Wo liegen die wichtigsten Anforderungen? Was sind die Haupt- und Nebenprobleme? Wo liegen die Engpässe? Was wünschen sich die Mitarbeiter?
Ein guter Lieferant bringt viel Wissen und Erfahrung mit und hat eine starke beratende Funktion in dem gesamten Prozess. Es geht wirklich um eine Partnerschaft mit gegenseitigem Engagement. Das ist die Grundlage, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Kurz gesagt, es gibt eine Reihe wichtiger Dinge, auf die Sie beim Kauf einer Personalverwaltungssoftware achten sollten. Vergewissern Sie sich, dass die Software die von Ihnen benötigten Funktionen bietet, dass sie benutzerfreundlich, zuverlässig und stabil ist, dass sie Sicherheit und Datenschutz gewährleistet und dass ein guter Support verfügbar ist. Prüfen Sie aber auch, ob der Anbieter über das Wissen und die Erfahrung verfügt, um Ihre Organisation bei der Erreichung ihrer Ziele zu unterstützen. Indem Sie dies im Gespräch sorgfältig bedenken, stellen Sie sicher, dass Sie ein Softwarepaket kaufen, das gut zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter passt.
