Viele Manager erstellen ihre Dienstpläne noch immer auf der Grundlage eines allgemeinen Stundenbudgets und ihres Bauchgefühls. Die Folge? Am Ende der Woche stehen Sie vor unerwarteten, höheren Kosten, wie unnötigen Überstunden oder zu viel oder zu wenig Personal im Betrieb.
Möchten Sie strukturell Personalkosten einsparen, ohne dass Ihr Service darunter leidet? Dann sollten Sie Ihr Budget auf Fakten und spezifische Aufgaben stützen, noch bevor Sie den Dienstplan erstellen. So hilft Ihnen intelligentes Workforce Management (WFM), vom ersten Tag an effizienter zu arbeiten.
Der erste Schritt besteht darin, den finanziellen Rahmen festzulegen. Sie beginnen mit der Standortprognose, wodurch Sie die Lohnkosten direkt mit dem erwarteten Umsatz verknüpfen.
Der Vorteil: Sie vermeiden es, einfach nur Stunden einzuplanen. Sie stellen im Voraus einen Zusammenhang zwischen den Kosten und den erwarteten Erträgen Ihres Standorts her.
Während die meisten WFM-Systeme bei einem allgemeinen Budget für die „Bäckerei” oder die „Kasse” Halt machen, gehen wir noch einen Schritt weiter. Strategisches WFM ermöglicht es Ihnen, Ihre Lohnkostenbudgets auf der spezifischsten Ebene zu verfeinern: der Aufgabe.
Hier kommt ein Workload Planner (WLP) ins Spiel. Ein solcher Planer wandelt die Gesamtstunden in eine detaillierte Aufteilung um, sodass Sie pro Abteilung und Aufgabe genau wissen, wie viele Budgetstunden Sie wann benötigen.
Konkretes Beispiel: Angenommen, Sie haben 5 Stunden Budget für die Reinigung der Saftpresse. Wenn in Ihrem Geschäft die Regel gilt, dass dies nur an Wochentagen geschieht, setzen Sie die Budgetstunden für Samstag und Sonntag auf 0 % fest. Die Stunden werden auf Montag bis Freitag verteilt. So können Sie sicher sein, dass die richtige Arbeit zum richtigen Zeitpunkt eingeplant wird.
Diese genaue Planung pro Aufgabe wirkt sich unmittelbar auf Ihre Lohnkosten und Ihre Arbeitsweise aus:
Genaue Planung: Da Ihre Budgetstunden so spezifisch pro Aufgabe zugewiesen sind, wissen Sie genau, wann Sie mehr oder weniger Mitarbeiter einplanen müssen. Dies verringert das Risiko einer Über- oder Unterbesetzung.
Weniger Verschwendung: Sie planen nur die Stunden ein, die zur Erfüllung der erwarteten Nachfrage und Aufgaben erforderlich sind. Sie verwenden weniger „Sicherheitsstunden”, die oft unnötige Kosten verursachen.
Höhere Produktivität: Durch die Verknüpfung von Arbeitsstunden mit konkreten Aufgaben und deren Einsatz zum richtigen Zeitpunkt arbeiten Mitarbeiter zielgerichteter und produktiver.
Durch die Anwendung dieses strategischen Ansatzes in der Budgetphase schaffen Sie eine solide Grundlage für niedrigere Personalkosten und eine bessere Auslastung. Ohne dass Ihre Dienstleistungen darunter leiden. Gleichzeitig bleibt dies eine Prognose: Sie arbeiten mit Erwartungen, und die Realität kann immer davon abweichen.
Die Planung ist die Grundlage. Danach schaut man, wen man einsetzt. Man kann nicht nur die billigsten Mitarbeiter einsetzen. Man braucht auch Leute mit Erfahrung. Und eine gute Mischung aus festangestellten Mitarbeitern und Zeitarbeitskräften ist wichtig. Wenn man zu wenig Zeitarbeitskräfte einsetzt, verliert man sie. Wenn man zu wenig eigene Mitarbeiter einsetzt, fehlt es an Wissen und Qualität.
Jedes Geschäft ist anders. Es ist ratsam, dies aktiv zu testen, um herauszufinden, welche Mischung für Ihr Geschäft am besten funktioniert. Im nächsten Blog zeige ich Ihnen, wie Sie während der Woche Anpassungen vornehmen können, wenn sich die Realität ändert und das Budget nicht mehr stimmt.
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