Veel managers maken hun roosters nog op basis van een algemeen urenbudget en een onderbuikgevoel. Het gevolg? Aan het einde van de week sta je voor onverwachte, hogere kosten, zoals onnodige overuren of te veel of te weinig personeel op de vloer.
Wil je structureel besparen op personeelskosten zonder dat je service minder wordt? Dan moet je het budget baseren op feiten en specifieke taken, nog voordat je het rooster maakt. Dit is hoe slimme workforce management (WFM) je helpt om vanaf de eerste dag efficiënter te werken.
De eerste stap is het vaststellen van het financiële kader. Je begint met de vestigingsprognose, waardoor je de loonkosten direct koppelt aan de verwachte omzet.
Het voordeel: je voorkomt dat je zomaar uren inplant. Je legt vooraf het verband tussen de kosten en de verwachte opbrengsten van jouw vestiging.
Waar de meeste WFM-systemen stoppen bij een algemeen budget voor de ‘Bakkerij’ of de ‘Kassa’, gaan wij een stap verder. Strategisch WFM staat je toe om je loonkostenbudgetten te verfijnen op het meest specifieke niveau: de taak.
Dit is waar een Workload Planner (WLP) belangrijk is. Zo’n planner vertaalt de totale uren in een gedetailleerde verdeling, waardoor je per afdeling en per taak precies weet hoeveel budgeturen je nodig hebt en wanneer.
Concreet voorbeeld: Stel, je hebt 5 uur budget voor het schoonmaken van de sinaasappelpers. Als in jouw winkel de regel is dat dit alleen doordeweeks gebeurt, stel je de budgeturen op zaterdag en zondag op 0% in. De uren worden herverdeeld over maandag tot en met vrijdag. Zo weet je zeker dat het juiste werk op het juiste moment wordt ingepland.
Deze precieze planning per taak heeft direct resultaat voor je loonkosten en de manier van werken:
Nauwkeurige planning: Omdat je budgeturen zo specifiek per taak zijn ingedeeld, weet je precies op welke momenten je meer of minder mensen moet inplannen. Dit verkleint de kans op over- of onderbezetting.
Minder verspilling: Je plant alleen de uren die nodig zijn om de verwachte vraag en taken uit te voeren. Je gebruikt minder “voor de zekerheid-uren”, die vaak onnodige kosten veroorzaken.
Hogere productiviteit: Door uren te koppelen aan concrete taken en ze op het juiste moment in te zetten, werken medewerkers doelgerichter en productiever.
Door deze strategische aanpak in de budgetfase te gebruiken, leg je een stevige basis voor lagere personeelskosten en een betere bezetting. Zonder dat je service in gevaar komt. Tegelijk blijft dit een prognose: je werkt met verwachtingen, en de werkelijkheid kan altijd afwijken.
De planning is de basis. Daarna kijk je naar wie je inzet. Je kunt niet alleen de goedkoopste medewerkers inzetten. Je hebt ook mensen nodig met ervaring. En een goede mix tussen vaste krachten en flexwerkers is belangrijk. Gebruik je te weinig flex, dan raak je ze kwijt. Zet je te weinig eigen mensen in, dan mis je kennis en kwaliteit.
Elke winkel is anders. Het is goed om dit actief te testen om te zien welke mix voor jouw winkel het beste werkt. In het volgende blog laat ik zien hoe je tijdens de week bijstuurt als de werkelijkheid verandert en de begroting niet meer klopt.
Wil je stoppen met gokken en beginnen met zekerheid?
Ontdek in een persoonlijke, vrijblijvende demo hoe onze WFM-oplossing jouw loonkosten op taakniveau structureel verlaagt en je bezettingsgraad optimaliseert.
