Jeder Supermarktleiter kennt das: endloses Verschieben von Schichten in Excel, E-Mails von Mitarbeitern, die nicht kommen können, Austauschwünsche, die Sie übersehen, und am Ende der Woche keine Ahnung, ob Ihre Arbeitskosten noch im Rahmen des Budgets liegen. Excel scheint praktisch zu sein, aber es ist eigentlich für Zahlen und nicht für Dienstpläne gedacht. Seien wir ehrlich: Die Planung in Excel nimmt zu viel Zeit in Anspruch, verursacht Fehler und gibt Ihnen wenig Kontrolle.
Ein gutes Tool für die Supermarktplanung ändert das. Wie genau? Schauen wir uns sechs tägliche Planungsaktionen an, die in Excel frustrierend sind - und was Sie mit einem WFM-System intelligenter machen können.
In Excel sind Sie ständig am Kopieren, Ausschneiden und Einfügen. Jede Änderung fühlt sich wie ein Risiko an: Sie vergessen, einen Mitarbeiter zu versetzen, machen einen Fehler im Datum oder haben plötzlich eine Doppelbelegung. In einem Planungstool passen Sie Schichten mit wenigen Klicks an. Sie sehen sofort, ob jemand verfügbar ist und ob der Plan noch stimmt.
Die Mitarbeiter senden ihre Verfügbarkeit per WhatsApp, auf einem Zettel oder schreien sie dazwischen. Die Folge: Sie müssen alles sammeln, merken und verarbeiten. In einem WFM-System tragen die Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit selbst ein. Sie haben alles an einem Ort, aktuell und übersichtlich.
Ein Mitarbeiter möchte tauschen, Sie genehmigen es über die App, vergessen aber, es in Excel anzupassen. Oder noch schlimmer: Zwei Leute denken, sie hätten dieselbe Schicht. In einem guten Planungstool tauschen die Mitarbeiter selbst über die App. Sie genehmigen es mit einem Klick und die Planung passt sich automatisch an.
Sie machen einen schönen Plan, wissen aber erst hinterher, ob Sie im Budget liegen. In einem WFM-System sehen Sie sofort die Kosten für Ihre Planung. So können Sie im Voraus Anpassungen vornehmen und Überraschungen am Ende des Monats vermeiden.
In Excel sehen Sie nicht sofort, wo Sie Lücken haben oder wen Sie einsetzen können. Ein Planungstool zeigt Ihnen in Echtzeit, wo der Plan noch offen ist und wer verfügbar ist. Das spart Stress und Anrufe in letzter Minute.
Was in Excel steht, muss später in Ihrem Gehaltsabrechnungssystem neu eingegeben werden. Das kostet Zeit und macht Fehler fast unvermeidlich. Ein Planungstool ist automatisch mit Ihrer Gehaltsabrechnung verknüpft: Die Stunden werden automatisch weitergeleitet.
Ein intelligentes Planungstool für Supermärkte spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern gibt Ihnen auch die Kontrolle über Ihre gesamte Personalplanung. Weniger Fehler. Mehr Übersicht. Bessere Kommunikation mit Ihrem Team. Und Echtzeit-Einblicke in Kosten und Auslastung.
Fragen Sie sich selbst: Wie viel Zeit und Frustration würden Sie sparen, wenn sich ein System um alles kümmern würde?
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