"Planung ist Kunst und Wissenschaft zugleich" - so könnte das Motto für alle lauten, die sich mit Personalplanung beschäftigen. Als WFM-Experte bei R&R WFM begegne ich täglich sowohl den Herausforderungen als auch den Fallstricken der Personaleinsatzplanung. In diesem Blog gehe ich auf fünf häufige Fallstricke ein und zeige auf, wie man sie vermeiden kann.
Die Falle des Zeitmangels: Planung um der Planung willen mag paradox klingen, aber sie ist der Schlüssel zum Erfolg einer guten Personalplanung. Wir sehen oft, dass zu wenig Zeit für eine sorgfältige Planung aufgewendet wird. Das Ergebnis? Nicht optimal eingesetzte Mitarbeiter, zu viele Zuschläge und Überstunden, die sich auftürmen. Effektive Planung braucht Zeit und Aufmerksamkeit. Sie denken, Sie können einen Plan in 15 Minuten erstellen? Falsch gedacht! Nehmen Sie sich stattdessen mehr Zeit für Ihre Planung. Eine durchdachte Planung, die alle Variablen berücksichtigt, wird letztendlich sicherstellen, dass Sie das Beste aus Ihrem Team und Ihrem Budget herausholen und dass Ihr Geschäft die beste Leistung für den Kunden erbringt.
Das Fehlen einer soliden Prognose: Eine gute Prognose ist das Rückgrat eines jeden Zeitplans. Ohne eine genaue Vorhersage, z. B. der Kundenströme und der Verkaufsmengen, hat Ihr Zeitplan keine solide Grundlage. Bei R&R WFM verwenden wir fortschrittliche Techniken, um realistische Prognosen zu erstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Plan fest in der Realität verankert ist, da die Verteilung von Budgets wie Stunden und Arbeitskosten den Abteilungen korrekt zugewiesen wird. Auf diese Weise erleben Sie keine unangenehmen Überraschungen.
Verwendung eines Standardzeitplans: Verstehen Sie mich nicht falsch. Für viele Unternehmen ist ein Standardzeitplan gut geeignet. Aber haben Sie eine Organisation mit wechselnden Kundenströmen, mit Festangestellten und flexiblen Mitarbeitern, und wirken sich beispielsweise die Jahreszeiten auf Ihre Personalbesetzung aus? Dann ist Variation das Schlüsselwort für eine effektive Personaleinsatzplanung. Wenn Sie immer dieselben Mitarbeiter zu denselben Zeiten einsetzen, schöpfen Sie das Potenzial der Vielfalt Ihres Teams nicht optimal aus und setzen möglicherweise zu viele Mitarbeiter ein als nötig. Schließlich wollen Sie ja die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit einsetzen. Dieser Fallstrick ist besonders heimtückisch, weil er sich leicht und bequem anfühlt, aber Bequemlichkeit führt nicht immer zu Effizienz.
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Unterschätzen Sie die Urlaubsverwaltung nicht: Die Urlaubsverwaltung ist ein heikles Gleichgewicht. Auf der einen Seite haben Sie Mitarbeiter, die ihren Urlaub nicht nehmen, was sich auf lange Sicht finanziell nachteilig auswirken kann, z. B. durch Gehaltserhöhungen. Andererseits will man Über- und Unterbesetzungen vermeiden. Wir von R&R WFM befürworten einen proaktiven Ansatz im Urlaubsmanagement. Wenn Sie bereits während des Planungsprozesses Einblick in die Urlaubspositionen haben, können Sie effizienter und fairer planen. Indem Sie die Urlaubsnahme im Auge behalten, können Sie rechtzeitig und, wenn es die Belegung erlaubt, in gegenseitigem Einvernehmen Urlaub gewähren.
Zeiterfassung: Eine fehlerhafte Zeiterfassung führt zu einem Dominoeffekt von Problemen. Falsche Bezahlung, unzufriedene Mitarbeiter und ein erhöhter Verwaltungsaufwand. Dieses Problem lässt sich leicht lösen, indem man den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, die Stunden zu erfassen. Mit R&R können die Mitarbeiter digital über die Mitarbeiter-App oder mit Hilfe eines Tropfens und einer Hardware-Steuerung stempeln. Diese Art der Zeiterfassung garantiert und vereinfacht den Prozess.
Die Personaleinsatzplanung ist ein eigener Beruf. Wenn Sie diese Fallstricke vermeiden, erstellen Sie einen Zeitplan, der nicht nur effizient und kostengünstig ist, sondern auch zur Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und Ihrer Kunden beiträgt. Und seien wir ehrlich: Zufriedene Mitarbeiter sind die treibende Kraft hinter jedem erfolgreichen Unternehmen.
