Tool für die Personaleinsatzplanung
In R&R besteht die Personaleinsatzplanung für die Filiale aus den folgenden Schritten: Umsatzplanung, Arbeitsplan, Zeiterfassung und Abrechnung.
1. Umsatzplanung
Mit der Umsatzplanung bestimmen Sie den Personalbedarf für die ausgewählte Woche. Das Erstellen einer Umsatzplanung ist in R&R sehr einfach. Auf Basis der Kassendaten und dem Kundenstrom, Vorlagen und/oder Referenzwochen errechnet R&R WFM die Basis für den Umsatzplan. Anschließend berechnet die Software ein dazu passendes Stundenbudget, wobei Sie die Möglichkeit haben, den berechneten Planumsatz anzupassen auf die einzelnen Tage zu verteilen.
Durch die Budgetierung der Stunden haben Sie eine mögliche Überschreitung des Stundenbudgets und die Lohnkosten im Blick. Bevor der Arbeitsplan durch die Filiale freigegeben wird, können Sie ihn auf Grundlage relevanter Kennzahlen wie z.B. der Stundenleistung oder verplanter Personalkosten auf Wirtschaftlichkeit prüfen.
2. Dienstplan
Auf Basis verschiedener Planvorlagen erstellen Sie Ihren Arbeitsplan in R&R. Hierdurch können Sie beispielsweise ein System aus Frühschicht in der einen Woche und Spätschicht in der anderen Woche abbilden und als „Grundgerüst“ für den zu erstellenden Arbeitsplan nutzen. Im Plan werden Ihnen alle zu berücksichtigenden Faktoren auf einen Blick angezeigt – Erkrankte und im Urlaub befindliche Mitarbeiter, Freizeitwünsche, Zeitkonten, mögliche Verstöße gegen rechtliche Vorschriften, anfallende Zuschläge usw..
Dabei können Sie die aktuell geplante Besetzung je Tag jederzeit und nach Ihrer Wahl für eine oder für mehrere Abteilungen anhand eines Diagramms prüfen und stundengenau mit den lt. Umsatzplanung benötigten Mitarbeitern abgleichen. Natürlich wissen und berücksichtigen wir dabei, dass nicht alle Tätigkeiten vom Umsatz abhängen.
Sie möchten den Plan nicht selbst schreiben? Legen Sie Logins für Ihre Filial- und Abteilungsleiter an und überprüfen Sie den fertigen Arbeitsplan, bevor Sie ihn freigeben. Dabei sieht jeder Benutzer nur die Abteilungen und Daten, für die er berechtigt ist. Nach Freigabe des Arbeitsplans erhalten alle Mitarbeiter den Plan umgehend per Job App. Ergeben sich danach noch Änderungen, werden die betreffenden Mitarbeiter automatisch darüber informiert.
3. Zeiterfassung
In der Iststundenerfassung findet der Abgleich zwischen geplanter, gestempelter und übernommener Arbeitszeit statt. Wenn Sie R&R ohne Zeiterfassungssystem nutzen, werden die Planzeiten in die Iststunden übernommen und können dort bei Bedarf angepasst werden. Nutzen Sie R&R mit Zeiterfassungssystem, werden die Iststunden automatisch aus den Stempelzeiten übernommen und ggf. gerundet und Sie müssen dort nur noch die Stempelfehler korrigieren. Dabei haben Sie die Wahl zwischen einem Hardware-Zeiterfassungssystem oder Zeiterfassung per Job App.
Die Iststundenerfassung lässt sich auch delegieren; so können Sie beispielsweise Ihre Abteilungsleiter die Iststunden bearbeiten und freigeben lassen. Nach Freigabe der Iststunden können diese dort nicht mehr nachbearbeitet werden. Entsprechend berechtigten Nutzern ist die Nachbearbeitung der erfassten Arbeitszeit über den Wochenabschluss jedoch weiterhin möglich.
Über die Kennzahlenübersicht, die Ihnen auf dem Startbildschirm angezeigt wird, sehen Sie jederzeit den sich aus den erfassten Iststunden ergebenden Stundenverbrauch und Ihre Stundenleistung.
4. Abrechnung
Nach Freigabe der Iststunden werden die geleisteten Stunden im Wochenabschluss zusammengefasst und können von entsprechend berechtigten Nutzern noch nachbearbeitet werden. Sobald der Wochenabschluss freigegeben wird, aktualisiert sich das Zeitkonto der Mitarbeiter und Sie erhalten Zugriff auf die für den entsprechenden Zeitraum relevanten Berichte mit den erfassten Bewegungsdaten, die Sie beispielsweise zur Abrechnung und für die Kennzahlenanalyse verwenden können.
Nach Freigabe eines Monats können Sie zudem einen Arbeitszeitnachweis generieren, der die erfassten Arbeitszeiten inkl. Abwesenheitsgutschriften, Saldenentwicklungen und ggf. Zuschlägen auflistet und alle Fragen beantwortet, die ein Mitarbeiter möglicherweise zu seiner erfassten Arbeitszeit hat.
Um die Abrechnung für alle Seiten so einfach und fehlerfrei wie möglich zu gestalten, verfügen wir über eine Schnittstelle, mit der erfasste Stunden von Stundenkräften in eine Datei exportiert werden können, die sich direkt in Datev einlesen lässt.
Cockpit
Das Cockpit ist die zentrale Instrumententafel, der Startbildschirm der Anwendung. Im Cockpit haben Sie alles im Blick: die Aufgabenliste, den Status der Aufgaben, wichtige Vorkommnisse und Kennzahlen. Vom Cockpit aus navigieren Sie ganz bequem zu den anderen Modulen der Software.
Berichte
Über das in R&R integrierte Berichtssystem lassen sich Berichte aus allen Bereichen der Software generieren – denken Sie etwa an den Arbeits- oder Tagesplan, an einen Urlaubsplaner, an eine Kennzahlenübersicht, die Auflistung gearbeiteter Stunden Ihrer Stundenkräfte oder den Arbeitszeitnachweis. Die meisten Berichte stehen sowohl als PDF als auch als Excel-Datei zur Verfügung.
Optimierung des Personaleinsatzplanungsprozesses und Verbesserung der Geschäftsperformance
Durch den Einsatz eines Personalplanungstools, das zu Ihrer Organisation und Ihren Bedürfnissen passt, können Sie sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren. Mit R&R arbeiten Sie kontinuierlich daran, den Personalplanungsprozess zu optimieren und die Performance zu verbessern. Sowohl auf Ebene der einzelnen Filiale als auch der gesamten Kette.
