In een omgeving die altijd in beweging is, speelt communicatie een zeer belangrijke rol. Binnen retail is het optimaliseren van de personeelsinzet daarnaast essentieel. Effectief workforce management is daarom van strategisch belang voor het succes van de organisatie.
Maar hoe zorg je voor effectief workforce management? Het antwoord ligt onder andere in goede communicatie en afstemming tussen medewerkers en managers. Het lijkt simpel, maar wordt in de praktijk vaak onderschat, terwijl de impact op de organisatie en medewerkers groot is. In dit blogartikel lees je over alles over workforce management en goede communicatie en hoe dit jouw organisatie kan helpen.
Communicatie vormt de basis voor een goede samenwerking tussen medewerkers en managers en zorgt voor duidelijkheid en rust in de organisatie. Open en transparante communicatie werkt meerdere richtingen op en heeft een groot effect op de hele organisatie. Denk aan bijvoorbeeld voorspelbaarheid, stabiliteit, werksfeer en medewerkerstevredenheid.
Hierdoor begrijpen managers of teamleiders beter welke uitdagingen medewerkers ondervinden en waarin ze eventueel ondersteuning nodig hebben. Andersom kunnen medewerkers gemakkelijker feedback geven en met suggesties komen voor verbetering. Dit bevordert een positieve en productieve werkomgeving, waarin het proces en de resultaten steeds verder worden verbeterd.
Goede communicatie en afstemming is essentieel bij het plannen van personeel. Door regelmatig te communiceren met medewerkers en inzicht te krijgen in hun beschikbaarheid, vaardigheden en voorkeuren, kunnen managers de roosters effectief en efficiënt plannen. Maar goede communicatie is ook noodzakelijk om medewerkers en managers op één lijn te krijgen. Je wilt immers dat de organisatiedoelstellingen door iedereen worden nagestreefd. Dan voelen medewerkers zich meer betrokken gaat het écht leven onder het personeel en draagt iedereen bij aan de organisatiestrategie.
Kortom, goede communicatie zorgt voor een betere afstemming tussen vraag en aanbod, minimaliseert onderbezetting en overbezetting, en verhoogt de tevredenheid van medewerkers.
Medewerkers die zich betrokken voelen bij hun werk en organisatie presteren beter en zijn meer gemotiveerd. Effectieve communicatie draagt bij aan het creëren van een cultuur van betrokkenheid door medewerkers te informeren over bedrijfsdoelstellingen, beslissingen en veranderingen. Open communicatie kan medewerkers ook stimuleren om met ideeën te komen en zich gewaardeerd te voelen, wat hun motivatie en tevredenheid vergroot. Dit is, zeker in een krappe arbeidsmarkt van groot belang. Het lost het tekort aan medewerkers zeker niet op, maar draagt wel bij aan de aantrekkelijkheid van je bedrijf als werkgever.
Gebrekkige communicatie of miscommunicatie leidt natuurlijk tot verwarring, misverstanden en uiteindelijk fouten. Door heldere communicatie kunnen managers ervoor zorgen dat taken en instructies goed worden begrepen en dat medewerkers de juiste informatie hebben om hun taken effectief uit te voeren. Dit helpt om fouten te minimaliseren en de algemene kwaliteit te verhogen.
Een ontwikkeling die goede communicatie zeker niet bevordert is het feit dat er veel verschillende communicatiekanalen naast elkaar worden gebruikt: denk aan bijvoorbeeld Whatsapp (groepen), e-mail, geprinte roosters en vergelijkbaar. Hiermee verlies je als organisatie het volledige overzicht en daarnaast is het erg lastig om met veranderingen om te gaan. De in deze kanalen gedeelde informatie, is namelijk statisch en vaak direct al verouderd op het moment dat het gepubliceerd wordt. Zo wordt het een nachtmerrie als er mensen uitvallen of als er diensten geruild moeten worden.
Dit kun je voorkomen door voor de personeelsplanning slechts één centrale manier van communiceren te hanteren én te accepteren. Denk bijvoorbeeld aan een app voor personeel die aan je workforce management- of planningsysteem is gekoppeld. Hiermee heb je altijd overzicht en blijft alle informatie ook dynamisch. Veranderingen worden namelijk steeds centraal bijgewerkt. Zo bestaat er geen twijfel over de manier van communiceren, de meest actuele versie en informatie en weet iedereen waar hij of zij aan toe is. Dit leidt tot duidelijkheid en rust in de organisatie.
Kortom, goede communicatie is essentieel voor effectief workforce management. Door de communicatiekanalen centraal en overzichtelijk te houden en open en transparant te communiceren met medewerkers, kunnen managers een omgeving creëren waarin samenwerking, betrokkenheid en motivatie worden bevorderd. Dit resulteert onder andere in een betere personeelsplanning, hogere productiviteit, vermindering van fouten en een positieve werkcultuur.
