Het analyseren van gegevens, meten van prestaties en het continu doorvoeren van verbeteringen is een van de basisbeginselen van workforce management. Maar waarop ga je je prestaties beoordelen? Hoe weet je of je het goed of juist minder goed doet dan de standaard en het ingestelde budget? KPI’s (kritische prestatie indicatoren) spelen een belangrijke rol bij het maken van keuzes en het beoordelen van het resultaat. In deze blog gaan we dieper in op een aantal belangrijke KPI’s voor betere resultaten: loonkosten, kostprijs per uurloon (KPU), productiviteit en beschikbaarheid.
Loonkosten is natuurlijk een voor de hand liggende KPI om strak te monitoren. Het omvat alle kosten die verband houden met het betalen van de medewerkers: salaris, bonussen, vakantiegeld en eventueel andere, extra voordelen. Het monitoren van de loonkosten helpt je bij budgetteren en zorgt ervoor dat je een bewustzijn rond de kosten creëert onder medewerkers.
De kostprijs per uurloon (KPU) is een andere belangrijke KPI in workforce management. Deze KPI wordt berekend door de loonkosten te delen door het aantal gewerkte uren. Dit betekent dan ook dat als je goedkopere medewerkers inzet, je kostprijs per uurloon daalt. Hoewel je waarschijnlijk wil streven naar een lage gemiddelde kostprijs per uurloon, kan het soms ook een goede keuze zijn om duurdere medewerkers in te zetten op bepaalde taken. Bijvoorbeeld voor een betere klantbeleving of om meer ervaring toe te voegen op drukke momenten.
Kortom, het streven is om de kostprijs per uurloon zo laag mogelijk te houden, maar wel in balans met de gewenste kwaliteit, klantbeleving en winkelprestatie. Een lagere kostprijs per uurloon kan duiden op verbeteringen in productiviteit en efficiëntie, wat op zijn beurt de winstgevendheid van je organisatie kan verhogen.
Productiviteit is een centrale KPI bij workforce management, omdat het rechtstreeks verband houdt met de efficiëntie en prestaties van je medewerkers. De productiviteit is de omzet per gewerkt uur. Door productiviteit te meten krijg je inzicht in de algehele winkelprestatie. Daarbij is het streven naar een zo hoog mogelijke productiviteit. Het kan daarom ook zeker de moeite waard zijn om te investeren in werkwijzen, tools of technologie om de efficiëntie en productiviteit te verhogen.
De beschikbaarheid van medewerkers is voor veel organisaties een uitdaging. Hiermee bedoelen we de mate waarin je medewerkers beschikbaar zijn om te werken op de momenten dat zij nodig zijn. In een krappe arbeidsmarkt waarin werknemers steeds meer autonomie hebben, is niet alleen het vinden van personeel, maar ook de beschikbaarheid van bestaand personeel een uitdaging. Het is daarom van groot belang om beschikbaarheid steeds te blijven monitoren en de roosters ruim op tijd rond te hebben. Dit is essentieel om onnodige overuren te voorkomen, of nog erger, dat er niet genoeg personeel om de operationele behoeften te dekken.
Het effectief aansturen en plannen van de workforce is essentieel voor het behalen van succes in elke organisatie. Door te focussen op de juiste KPI’s, zoals loonkosten, kostprijs per uurloon, productiviteit en beschikbaarheid, kun je de prestaties van je organisatie continu blijven verbeteren en tijdig bijsturen wanneer dit nodig is. Goede workforce management software speelt een onmisbare rol bij het verzamelen en analyseren van gegevens om deze KPI’s te optimaliseren.
