De zomer staat voor de deur en voor veel retailbedrijven betekent dat traditioneel een lastige periode wat betreft de beschikbaarheid van personeel. Veel werknemers gaan op vakantie, wisselen van baan of gaan bijvoorbeeld studeren. De beschikbaarheid van medewerkers in de winkels wordt daardoor een stuk lager in de zomerperiode.
Hoe kun je hier als HR-medewerker of manager in de winkel het beste mee omgaan? In deze blog geven we een aantal tips op basis van onze praktijkervaring en leggen we uit hoe workforce management software kan helpen om te gaan met personeelstekort in vakantietijd.
Voorkom verrassingen door vooraf goed te plannen. Wellicht een open deur, maar met workforce management software kun je eenvoudig en overzichtelijk de beschikbaarheid van medewerkers bijhouden en de planning daarop aanpassen. Zo kun je tijdig vervanging zoeken, openstaande diensten aanbieden en gaten in de planning voorkomen.
Als je weet dat er veel mensen afwezig zullen zijn tijdens de vakantieperiode, is het wellicht een optie om gebruik te maken van de mogelijkheden van flexibele arbeidskrachten. Met workforce management software kun je eenvoudig de beschikbaarheid van flexwerkers bijhouden en hun werkrooster inplannen. Zo kun je snel schakelen als er weinig mensen beschikbaar zijn of als er iemand uitvalt en zorg je ervoor dat je voldoende personeel hebt op de lastige momenten.
Communiceer proactief en transparant over de uitdagende zomerperiode en begin daar ruim van tevoren mee. Geef aan dat de (beperkte) bezetting een uitdaging is voor iedereen binnen de organisatie. Een lage bezetting heeft namelijk een grote impact op alle medewerkers en het hele bedrijf.
Openheid zorgt voor duidelijkheid en betrokkenheid. Werknemers die zich betrokken voelen bij het bedrijf zijn eerder bereid om een stapje extra te zetten. Met workforce management software kun je eenvoudig communiceren met je werknemers en hen betrekken bij de planning. Vallen er gaten in het rooster? Deze diensten kun je snel en eenvoudig aanbieden ter overname.
Betrokken medewerkers zullen zich meer gewaardeerd voelen en meer gemotiveerd zijn om extra uren te werken tijdens de vakantieperiode.
Als je investeert in opleiding en ontwikkeling van werknemers, kun je hen ook flexibeler inzetbaar maken. Overweeg bijvoorbeeld om werknemers te trainen om op meerdere afdelingen of aan meerdere taken te werken. Dit kan je natuurlijk ook faciliteren door medewerkers van elkaar te laten leren. Zo kun je tijdens vakantieperiodes makkelijker met personeel schuiven en voorkom je dat afdelingen of bepaalde taken onderbezet zijn.
Tot slot kun je gebruik maken van de real-time gegevens die workforce management software biedt om met tekorten aan personeel om te gaan. Met een real-time overzicht van beschikbare medewerkers en winkelbezetting kun je snel bijsturen als er personeelstekorten en gaten in de planning lijken te ontstaan. Zo zorg je ervoor dat de personeelsbezetting in winkels optimaal blijft en klanten de service krijgen die ze gewend zijn.
Een verminderde beschikbaarheid van personeel in vakantietijd is vaak onvermijdelijk, maar met de juiste voorbereiding en slimme keuzes zorg je ervoor dat de personeelsbezetting in winkels op gewenste niveau blijft. Plan vooruit, maak gebruik van de mogelijkheden van flexibele arbeidskrachten, verhoog de betrokkenheid van werknemers, investeer in training en ontwikkeling en maak gebruik van slimme technologie. Dit helpt om de vakantieperiode beter door te komen, terwijl je het gewenste serviceniveau in de winkels hoog houdt.
