Het kan best complex zijn om als organisatie een goede workforce management strategie op te zetten. Je moet met veel zaken rekening houden en het heeft een brede impact op je organisatie.
Daarom delen we, gebaseerd op onze praktijkervaringen, enkele van de belangrijkste stappen die bedrijven kunnen nemen om een effectieve workforce management-strategie te ontwikkelen en implementeren.
Voordat je begint met het ontwikkelen van een workforce management-strategie, is het belangrijk om een goed begrip te hebben van de huidige situatie van uw bedrijf. Dit bestaat uit het analyseren van het huidige personeelsbestand, inclusief het aantal medewerkers, de rollen die ze vervullen en hun vaardigheden. Hierbij natuurlijk rekening houdend met de bedrijfsdoelstellingen en de klantbehoeften.
Op basis van de analyse van de huidige situatie, ga je bepalen wat de personeelsbehoefte is voor je organisatie. Dit omvat het vaststellen van het aantal medewerkers dat je nodig hebt, hun rollen, verantwoordelijkheden en vaardigheden. Daarbij moet ook rekening worden gehouden met factoren zoals seizoensgebonden vraag en de behoefte aan flexibiliteit in het personeelsbestand, zodat je snel kan inspelen op veranderende situaties.
Om ervoor te zorgen dat de workforce management-strategie succesvol is, moeten duidelijke doelstellingen worden opgesteld. Dit kunnen doelen zijn zoals het verminderen van de personeelskosten, het verbeteren van de productiviteit of het verhogen van de klanttevredenheid of verbeteren van het werkplezier. Maak de doelen zo concreet mogelijk en zorg ook dat ze goed meetbaar zijn.
Vroeger zag je nog wel eens dat er gebruik werd gemaakt van spreadsheets voor de planning. Maar hierbij heb je veel handmatig werk en in de huidige dynamische werkomgeving veranderen situaties continu. Werken met een spreadsheet kost te veel tijd, te veel handmatig werk, kan niet goed worden geautomatiseerd, heeft nadelen wat betreft toegankelijkheid en flexibiliteit en is ook niet optimaal met betrekking tot beveiliging en privacy.
Daarom is technologie een onmisbaar hulpmiddel voor een effectieve workforce management-strategie. Workforce management software helpt je bij onder andere het plannen van personeel, het beheren van roosters, urenregistratie, verlofregistratie, communicatie met medewerkers, het voldoen aan wet- en regelgeving, het uitbetalen van de salarissen, data-inzichten en meer.
Er zijn verschillende softwareoplossingen voor workforce management beschikbaar. Bekijk welke software en welke leverancier het best bij jouw organisatie en behoeften past. Vergeet daarbij niet dat een workforce management systeem nooit op zichzelf staat, maar onderdeel is van een breder ‘landschap’ aan applicaties of systemen. Denk aan bijvoorbeeld de HR- en payroll software. Ga dus ook goed na hoe het beoogde systeem aansluit op je bestaande systemen en processen.
Verder is het belangrijk om te weten dat het bepalen van een WFM-strategie vaak ook leidt tot een nieuwe manier van werken binnen organisatie. Inventariseer in het selectieproces dan ook goed welke leverancier je daar het beste bij kan ondersteunen. Hoeveel ervaring heeft de leverancier met soortgelijke projecten? Heeft de leverancier een eigen, lokale supportafdeling, of wordt dit uitbesteed? Dit zijn belangrijke vragen die moeten worden overwogen in de selectie van een (nieuw) WFM pakket.
Een effectieve workforce management-strategie is niet alleen gebaseerd op technologie of processen. Het is ook belangrijk om je medewerkers te betrekken bij het proces. Hiermee bedoelen we het communiceren van de doelstellingen en strategieën met het personeel en hen betrekken bij het maken van de roosters. Door je medewerkers erbij te betrekken, vergroot je de motivatie en het werkplezier.
Een effectieve workforce management-strategie is niet statisch. Het is belangrijk om je workforce management strategie regelmatig te evalueren en aan te passen op basis van veranderingen in je bedrijf of de markt. Door de strategie te monitoren en aan te passen, zorg je ervoor dat deze altijd aansluit bij de behoeften en doelstellingen.
Workforce management heeft een brede impact binnen je organisatie. Als het goed wordt georganiseerd, heeft dit dan ook een nuttig effect voor de volledige organisatie en ontstaat er synergie over de verschillende bedrijfsonderdelen.
Maar het kan ook een complexe uitdaging zijn. Waar moet je beginnen? Welke keuzes moet je maken? Wie moet het project en proces organiseren? Zo maar een aantal belangrijke vragen waarover je het als bedrijf eens moet worden. Laat je daarom dan ook adviseren door een ervaren partij en kijk niet alleen naar de software, maar zeker ook naar het bedrijf erachter. Hebben zij de competenties om jouw organisatie en workforce management proces naar een hoger niveau te brengen?