Het maken van de keuze voor de juiste workforce management software voor jouw organisatie kan best lastig zijn. Er zijn veel aanbieders en dus veel opties. Wat heb je nodig en wat niet? In dit blog geven we je aantal belangrijke aandachtspunten om mee te nemen in de selectie van de juiste software.
De functionaliteit van de software is natuurlijk één van de belangrijkste aandachtspunten. Het is belangrijk om te kijken welke functionaliteiten je nodig hebt en of deze beschikbaar zijn in de software die je overweegt. Denk hierbij aan functies zoals personeelsplanning, urenregistratie en verlofregistratie. Kijk ook of de software eenvoudig te integreren of combineren is met andere systemen die je gebruikt.
In het verlengde van de huidige of bestaande functionaliteit, is het ook goed om te weten wat de visie van de leverancier is. Waar liggen de toekomstige behoeften van gebruikers? Welke relevante trends en ontwikkelingen zijn er? Hoe gaat de leverancier hierop inspelen?
Wellicht een open deur, maar het is belangrijk dat de software eenvoudig in gebruik is. Dit bepaalt voor een groot deel het succes van de software. Medewerkers moeten eenvoudig en snel aan de slag kunnen en er moet een intuïtieve interface zijn. Het is ook belangrijk dat de software toegankelijk is en op verschillende apparaten kan worden gebruikt.
Ook de algemene uitstraling van de software, eventueel in combinatie met een app voor medewerkers, wordt steeds belangrijker. Met name de jongere doelgroep wil graag met strak uitziende producten werken. Apps of software met een gedateerde uitstraling zien er al snel onaantrekkelijk uit.
Goede workforce management software moet betrouwbaar en stabiel zijn. De software moet altijd goed werken en geen crashes of storingen veroorzaken. Daarnaast moet de software regelmatig worden bijgewerkt om eventuele problemen op te lossen en steeds nieuwe functionaliteit toe te voegen. Vraag de beoogde leverancier daarom naar feiten en cijfers over de beschikbaarheid en stabiliteit van het platform.
Veiligheid en privacy zijn belangrijk bij het gebruik van software. De software moet veilig zijn en ervoor zorgen dat gegevens van medewerkers niet in verkeerde handen vallen. Zorg er dus voor dat de software voldoet aan de vereiste veiligheids- en privacyregels. Onafhankelijke keurmerken of normen kunnen handig zijn om dit snel te kunnen beoordelen. Denk aan ISO 27001 of andere keurmerken voor informatieveiligheid.
Tot slot is het belangrijk om te kijken naar hoe de leverancier omgaat met implementaties en gebruikersondersteuning. De implementatie van workforce management software is geen simpele klus. Het vergt veel aandacht voor bestaande bedrijfsprocessen en je organisatie gaat echt op een andere manier werken. Ook het trainen en het meenemen van medewerkers (key users) is hier een belangrijk onderdeel van. Bevraag de leverancier daarom naar de aanpak van implementaties en recente ervaringen met soortgelijke projecten.
Ook goede gebruikersondersteuning is van groot belang. Als er problemen of vragen zijn, moeten deze snel worden opgelost. Heeft de beoogde leverancier een (eigen) servicedesk? Wanneer zijn zij beschikbaar? Kun je hen bellen, of alleen mailen? Als je je als organisatie op je eigen kernactiviteiten wil richten, is het belangrijk dat medewerkers ergens terecht kunnen met hen vragen en dat zij snel geholpen worden.
Hoewel bovenstaande individuele punten van groot belang zijn, is het misschien wel het meest belangrijk om een leverancier en software te kiezen die de beste fit heeft met jouw organisatie. Heeft de leverancier kennis en ervaring in jouw branche? Waar liggen de belangrijkste behoeften? Wat zijn hoofd- en bijzaken? Waar liggen de knelpunten? Wat willen de medewerkers?
Een goede leverancier brengt veel kennis en ervaring mee en heeft een sterk adviserende rol in het volledige proces. Het gaat echt om een partnerschap met wederzijds commitment. Dat is de basis voor het behalen van de gewenste resultaten.
Kortom, er zijn een aantal belangrijke zaken waar je op moet letten bij het aanschaffen van workforce management software. Zorg ervoor dat de software voldoet aan de functionaliteiten die je nodig hebt, gebruiksvriendelijk is, betrouwbaar en stabiel is, veiligheid en privacy waarborgt en dat er goede ondersteuning beschikbaar is. Maar ga ook na of de leverancier de kennis en ervaring heeft om jouw organisatie te helpen de doelstellingen te bereiken. Door hier goed over na te denken in gesprek te gaan, zorg dat je een softwarepakket aanschaft dat goed past bij de behoeften van jouw bedrijf en medewerkers.
