Een snelle implementatie en livegang van nieuwe winkel door goede samenwerking tussen de ondernemers, de accountant en de WFM-leverancier: in deze case lees je hoe we door goede samenwerking een nieuwe winkel snel ‘up and running’ hebben gekregen.
Albert Heijn Groen (multifranchise met winkels in Almkerk, Strijen en Puttershoek) stond recentelijk voor een uitdagende klus: na overname van de winkel in Puttershoek moest de nieuwe winkel zeer snel worden ‘overgezet’ op de administratie en het workforce management systeem van de bestaande winkels/organisatie. Een proces wat normaal gesproken maanden duurt, is in drie weken succesvol afgerond.
Wat maakt dit een succesvolle case en overgang van de nieuwe winkel? We spraken met Dennis Groen en Robin Groen, ondernemers en eigenaars van de winkels, Stef van Dijk (business consultant R&R) en Jorrit Jansen, manager loonadministratie bij accountancy- administratiekantoor Vermetten.
“De implementatie en het ‘live gaan’ van de nieuwe winkel verliep over het algemeen erg goed. We hadden al ervaring met het gebruik van Loket en R&R bij de andere twee winkels, terwijl de vorige ondernemer in Puttershoek met andere systemen werkte. Belangrijk om te weten is dat het hier om een overname van een bestaande, ‘actieve’ winkel gaat, en bijvoorbeeld niet om een winkel die eerst een tijdje dicht is geweest en daarna weer geopend.
Dit brengt verschillende uitdagingen met zich mee, zoals vervuiling in oude informatie en de overgang van bestaande- naar nieuwe systemen en werkwijzen. Het was mede daarom spannend of we de eerste salarisuitbetaling op tijd konden realiseren. Gelukkig slaagden we erin om dit voor elkaar te krijgen, dankzij de nodige inspanningen door R&R en Vermetten.
Bij het overnemen van een bestaande winkel wil je er zeker van zijn dat de medewerkers tijdig en correct worden betaald vanaf de eerste nieuwe salarisperiode. De overname van de winkel door andere ondernemers leidt voor de medewerkers tot de nodige onzekerheid en juist daarom moeten zij én wij kunnen vertrouwen op een correcte uitbetaling. We hadden hier ook met andere ondernemers gesproken en gehoord dat dit vaak tot uitdagingen en problemen leidt. In dit proces ben je ook altijd van verschillende partijen afhankelijk en dit kan al snel leiden tot vertraging. Zo werd bepaalde benodigde informatie bijvoorbeeld erg laat aangeleverd door de Albert Heijn organisatie.”
“Gelukkig hebben we door jarenlange, succesvolle samenwerking korte lijntjes met R&R en Vermetten. Gezamenlijk hebben we de juiste prioriteiten gesteld, de juiste beslissingen genomen en snel gehandeld. Zo slaagden we erin om in korte tijd alles operationeel te krijgen. Hiermee was de belangrijke, eerste stap gezet en nu kunnen we verder voortbouwen op deze basis en het systeem en onze werkwijze verder verbeteren op basis van voortschrijdend inzicht.
Het was geweldig om te zien hoe iedereen betrokken was bij het project, inclusief het zittende personeel, zoals de supermarktmanager. Het nemen van de bestaande winkel in Almkerk als uitgangspunt voor het volledige proces, heeft enorm geholpen om het proces te versnellen. Je hoeft dan niet vanaf ‘scratch’ te beginnen. We konden de intake, inrichting, enzovoort vanuit een bestaande en bewezen succesvolle aanpak, in één keer overnemen. Dit was een van de redenen waarom we binnen de korte periode succesvol waren.”
Dit geldt ook voor Vermetten en R&R en de onderlinge afstemming: de volgende winkels gaan altijd sneller dan de eerste. Onder andere omdat we elkaar goed kennen, de doelen, de inrichting de mapping en de business begrijpen. Dit vormt de basis waarop we kunnen voortbouwen. Ook aan de zijde van Albert Heijn Groen beschikken we inmiddels over veel kennis en ervaring. Zo konden we aan alle kanten snelheid maken.”
“Het werken met gebruiksvriendelijke systemen helpt daarbij ook. De supermarktmanager kon snel uit te voeten met R&R, het was echt ‘plug and play’ en aan de slag. De acceptatie van de Job App voor medewerkers verliep vrij soepel. Onderlinge ‘reclame’ was belangrijk om hen te triggeren over de voordelen van de Job App en ze waren natuurlijk ook nieuwsgierig naar de salarisstroken bij de eerste betaling onder een nieuwe werkgever. Het was belangrijk om vertrouwen te geven tijdens de eerste salarisuitbetaling, en we zijn erin geslaagd om dit zonder problemen te realiseren.”
“Het goede resultaat was te danken aan verschillende factoren. We kregen snel toegang tot de oude administratie van de verkopende ondernemer en konden goed overleggen met Stef van R&R. We hadden alle benodigde informatie nodig om R&R en de administratie goed ‘live’ te krijgen. Samen met Jorrit van Vermetten hebben we gekeken hoe we de medewerkers zo goed mogelijk in Loket konden zetten. Het was gemakkelijk en prettig om snel te kunnen schakelen. Wanneer snelheid belangrijk is, is samenwerking echt essentieel. We hebben dit als een mooi proces ervaren, en het resultaat weerspiegelt dit. Gezien de grote tijdsdruk, normaal gesproken duurt het optuigen van een nieuwe winkel toch al snel 2 tot 3 maanden, hebben we met een uitrol van 3 weken een mooie prestatie neergezet.”
“Als ondernemer is het grootste voordeel dat er minder tijd besteed hoeft te worden aan administratie en onduidelijkheid met betrekking tot systemen en werkwijze. Alles is vanaf het begin direct goed geregeld, waardoor we ons konden richten op het verbeteren van de kwaliteit van de winkel. Hierdoor hebben we snel verbeteringen kunnen zien in de winkelkwaliteit.
Het snelle schakelen vanuit ons als ondernemers met R&R en Vermetten, hebben gezorgd voor een soepele samenwerking. Iedereen had hetzelfde doel voor ogen en kon elkaar snel vinden, waardoor er geen knelpunten waren. Dat gaf ook een gevoel van rust. Soms waren er wel uitdagingen met de snelheid van AH en het gebrek aan duidelijke communicatie met betrekking tot besluitvorming en verantwoordelijkheden. Dit kon de voortgang vertragen, maar uiteindelijk is het allemaal heel snel geregeld en goed gekomen.
Als ondernemers zeggen we: bedankt voor de goede service en het pragmatische meedenken. Het moest snel, maar alles is goed gegaan en daar zijn we dankbaar voor!”
Een goede implementatie zorgt voor draagvlak en een soepele overgang op het (nieuwe) workforce management systeem. Toch blijken veel implementaties te mislukken of – door uiteenlopende omstandigheden – zelfs niet eens van start te gaan. Door onze uitgebreide ervaring met veel verschillende klanten en grote én kleinere implementaties hebben we onze aanpak steeds verder kunnen verbeteren. Wil je meer weten over onze aanpak met betrekking tot implementaties? Neem dan eens vrijblijvend contact op. We zijn benieuwd naar jouw organisatie en gaan graag met je in gesprek.
